Quản lý kho một cách hiệu quả chính là bí quyết để đảm bảo việc kinh doanh của cửa hàng diễn ra xuyên suốt và giảm thiểu nhiều loại chi phí liên quan. Điều quan trọng của việc quản lý kho hàng là nắm vững và tuân thủ quy trình quản lý kho chính xác. Hãy cùng Tingee tìm hiểu 7 bước của quy trình quản lý kho trong bài viết dưới đây nhé!
Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là sự tổ chức toàn bộ hoạt động hàng ngày trong kho hàng theo một chuỗi công việc cụ thể và tuân theo các nguyên tắc quản lý.
Quản lý kho hiệu quả giúp việc kinh doanh diễn ra xuyên suốt và tiết kiệm chi phí
Mỗi cửa hàng có thể thiết lập quy trình riêng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Việc thực hiện và theo dõi các bước trong quy trình giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và bảo đảm hoạt động lâu dài.
Lợi ích của việc thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả
Sở hữu một quy trình quản lý kho phù hợp và hiệu quả sẽ mang lại cho chủ cửa hàng rất nhiều lợi ích. Quy trình này giúp cửa hàng giảm thiểu chi phí liên quan đến việc quản lý kho và tối ưu hóa quá trình kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho.
Điều này giúp tránh tình trạng thất thoát và sai sót trong việc đánh giá số lượng hàng hóa trong kho, đảm bảo một quá trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn
Việc sở hữu quy trình quản lý kho tốt giúp đảm bảo việc bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất. Bằng cách phân loại, sắp xếp và theo dõi thông tin về hàng tồn kho, cửa hàng có khả năng theo dõi sản phẩm lưu kho một cách chính xác. Điều này giúp tránh việc sản phẩm bị hỏng, hết hạn sử dụng hoặc bị thất thoát.
Việc sở hữu quy trình quản lý kho tốt giúp đảm bảo việc bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất
Cửa hàng bán hàng hiệu quả hơn
Quản lý kho hiệu quả cũng có nghĩa là bán hàng hiệu quả hơn. Cửa hàng có khả năng dự đoán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa hoặc tồn kho dư thừa. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình mua sắm, sản xuất và giảm thiểu chi phí lưu kho.
Giảm tối đa chi phí lưu kho
Việc thiết lập quy trình quản lý kho cung cấp thông tin cần thiết để cửa hàng điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt hàng hoặc sản xuất dựa trên thông tin về thị trường. Điều này giúp giảm chi phí lưu kho sản phẩm và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Các bước của một quy trình quản lý kho cơ bản
Quy trình quản lý kho là một chuỗi các hoạt động hàng ngày cần phải được thực hiện một cách đầy đủ và có hệ thống. Một quy trình quản lý kho cơ bản sẽ gồm 7 bước quan trọng như sau:
Nhập kho
Trong quy trình quản lý kho, bước nhập kho là một phần quan trọng không thể bỏ qua. Điều này bao gồm việc kiểm tra và nhận hàng hóa một cách cẩn thận để đảm bảo rằng quá trình nhập kho diễn ra đúng cách.
Nhập kho bao gồm việc kiểm tra và nhận hàng hóa
Dưới đây là một số bước quan trọng trong quá trình nhập kho mà bạn cần quan tâm:
- Kiểm tra và nhận hàng: Đầu tiên, quản lý kho phải kiểm tra hàng hóa một cách cẩn thận để đảm bảo rằng sản phẩm, số lượng và thời gian giao hàng đều chính xác. Việc này đặt ra yêu cầu nghiêm túc để tránh những lỗi nhập kho có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý kho.
- Dán nhãn và ghi chú thông tin quan trọng: Việc đánh dấu sản phẩm và cung cấp thông tin chi tiết là quan trọng để dễ dàng theo dõi. Điều này bao gồm việc xác định số lượng sản phẩm trong mỗi thùng, kích thước, và khối lượng tối đa mà mỗi thùng có thể chứa. Thông thường, những thông tin này được cung cấp trong tài liệu từ nhà cung cấp.
- Phiếu xuất hàng: Để xác nhận việc nhập kho, người giao hàng cần cung cấp phiếu xuất hàng. Phiếu này chứa thông tin về các loại sản phẩm, số lượng từng sản phẩm, và thời gian xuất hàng. Điều này có giá trị đặc biệt nếu có xác nhận từ thủ kho tại nhà cung cấp.
- Kiểm tra dấu niêm phong: Người nhận hàng cần kiểm tra dấu niêm phong trên thùng hàng để đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa. Họ cũng kiểm tra số lượng sản phẩm và thực hiện việc xếp dỡ hàng một cách an toàn và hiệu quả.
Lưu kho
Lưu kho là một phần quan trọng trong quy trình quản lý kho. Để đảm bảo sự thuận lợi trong việc xuất nhập hàng hóa và hoạt động cửa hàng, nhân viên phải thực hiện việc sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và khoa học.
Nhân viên phải thực hiện việc sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và khoa học.
Chính vì vậy khi tiến hành xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho, bạn cần chú ý phân loại hàng hóa theo sản phẩm. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể thử cách sắp xếp mỗi loại sản phẩm lên một kệ riêng biệt để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
Nhận hàng
Bước quản lý quan trọng trong quy trình quản lý kho là nhận hàng để chuẩn bị cho việc thực hiện các đơn hàng cho cửa hàng. Việc thực hiện tối ưu hóa bước nhận hàng không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Có hai phương pháp phổ biến để thực hiện bước này:
- Thu thập theo đơn hàng: Phương pháp này phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc có ít đơn hàng. Trong trường hợp này, người quản lý kho in ra đơn hàng và giao cho nhân viên để tìm hàng theo chất lượng và số lượng quy định.
- Thu thập theo cụm: Đối với các cửa hàng có nhiều đơn hàng cùng lúc, phương pháp này hiệu quả hơn. Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm các đơn hàng lại với nhau, sau đó phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho thu thập theo danh mục. Sau khi hoàn thành việc thu thập, hàng hóa sẽ được chia theo từng đơn hàng.
Đóng gói và xuất kho
Sau khi đã thu thập đủ hàng và lưu kho, bước tiếp theo là đóng gói để chuẩn bị cho quá trình vận chuyển. Đây là một giai đoạn quan trọng trong quy trình quản lý kho và yêu cầu sự cẩn thận và chính xác để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản an toàn và giảm thiểu hậu quả trong quá trình vận chuyển.
Khi tiến hành đóng gói, hãy tập trung vào hai mục tiêu chính:
- Đóng gói hàng hóa cẩn thận: Đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách an toàn, tránh hỏng hóc hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển. Sử dụng các phương tiện bảo vệ phù hợp, chẳng hạn như bọt biển, hộp carton chất lượng cao, hoặc các giải pháp đóng gói đặc biệt.
- Tối ưu hóa khối lượng: Tối ưu hóa khối lượng đóng gói giúp giảm chi phí vận chuyển. Điều này đòi hỏi khả năng sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng và thông minh để sử dụng không gian một cách hiệu quả.
Khi hoàn thành việc đóng gói, hàng hóa sẵn sàng được giao cho đơn vị vận chuyển. Đây chính là thời điểm xuất kho và đồng thời, nhân viên cần tiến hành cập nhật số lượng tồn kho trong hệ thống quản lý kho.
Hoàn hàng
Là bước không mấy cửa hàng mong muốn nhưng xử lý hàng hoàn là bước cần có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng, nhân viên kho cần tuân thủ các quy định quan trọng sau:
- Chính sách trả hàng: Hàng hoàn trả phải tuân thủ đúng chính sách của cửa hàng. Nguyên nhân hàng bị hoàn trả cần được rõ ràng ghi nhận và đối chiếu với quy định.
- Phân loại hàng hóa: Hàng hóa trả lại khi nhập kho cần phải được phân loại dựa trên mục đích sử dụng sau này. Có thể bao gồm sửa chữa, tái chế, tiêu hủy hoặc trả lại cho nơi sản xuất tùy thuộc vào tình trạng của hàng hóa.
Kiểm hàng
Sau bước hoàn hàng, kiểm hàng là việc làm cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót hoặc thiếu sót do những bước trước đó. Để giúp trong việc kiểm đếm hàng hóa, hiện nay có nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa sẵn sàng hỗ trợ. Sử dụng công nghệ hiện đại, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch để kiểm tra số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
Kiểm hàng là việc làm cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót
Thống kê, báo cáo
Cuối cùng, việc thống kê và tạo báo cáo cũng đóng một vai trò quan trọng trong quản lý kho. Các báo cáo về tình trạng kho, số lượng tồn, và các biểu đồ dưới định mức giúp quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.
Tối ưu hóa các bước trong quy trình này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cửa hàng, từ việc giảm thiểu lỗ hổng trong quản lý đến tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm chi phí tồn kho.
Xem thêm: Bật mí 6 cách quản lý hàng hoá chống thất thoát đơn giản và hiệu quả
Trong bài viết trên đây, Tingee đã cùng bạn tìm hiểu 7 bước quan trọng trong quy trình quản lý kho. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về quy trình quản lý kho và tầm quan trọng của nó trong kinh doanh. Hãy áp dụng những nguyên tắc này cho quá trình quản lý của bạn nhé!
Và đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác bạn nhé!
