Từ năm 2025, mọi hộ kinh doanh, tiểu thương và nhà bán hàng đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch. Không chỉ là một quy định pháp lý, việc hiểu và thực hiện đúng các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử còn giúp bạn kinh doanh an toàn, minh bạch và không gặp rắc rối với cơ quan thuế. Bài viết dưới đây của Tingee sẽ giúp bạn nắm được 5 nguyên tắc quan trọng nhất, diễn giải theo cách dễ hiểu, thực tế và có thể áp dụng ngay.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, ký số và gửi cho khách hàng qua hệ thống điện tử, thay vì in trên giấy như trước đây. Đây là quy định bắt buộc áp dụng toàn quốc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn điện tử bao gồm tệp dữ liệu dạng XML (phục vụ cơ quan thuế) và PDF (để gửi cho khách hàng).
Dù bạn bán hàng tại chợ, kinh doanh online, hay chỉ bán lẻ vài đơn một ngày, nếu có giao dịch hợp lệ hoặc khách yêu cầu xuất hóa đơn, bạn vẫn cần thực hiện đầy đủ.
Đối tượng nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định hiện hành, mọi cá nhân, tổ chức có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể, tiểu thương có đăng ký kinh doanh, người bán hàng online có tài khoản ngân hàng, hay cá nhân kinh doanh không thường xuyên nhưng phát sinh giao dịch có hóa đơn.
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu dữ liệu giao dịch để xác định nghĩa vụ của bạn, vì vậy đừng nghĩ rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới cần quan tâm đến hóa đơn điện tử.
5 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử cần nắm rõ
1. Xuất hóa đơn đúng thời điểm
Nguyên tắc đầu tiên là phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Nếu bạn bán hàng hóa, thời điểm này là khi giao hàng cho khách. Nếu cung cấp dịch vụ, đó là khi hoàn tất dịch vụ hoặc thu tiền. Lập hóa đơn sau ngày giao hàng dù chỉ một ngày cũng bị coi là vi phạm. Cơ quan thuế có thể xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng nếu phát hiện sai phạm.
Với tiểu thương bận rộn, tốt nhất nên gắn việc xuất hóa đơn vào đúng lúc chốt đơn để tránh quên.
2. Hóa đơn phải có chữ ký số hợp lệ
Một hóa đơn điện tử không có chữ ký số thì không có giá trị pháp lý. Chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính người bán, được cấp bởi các đơn vị có thẩm quyền như Viettel-CA, VNPT-CA…
Khi ký số, phần mềm hóa đơn sẽ gắn mã định danh và xác nhận với cơ quan thuế. Nếu không có ký số hoặc ký sai, hóa đơn sẽ bị từ chối bởi cả người mua lẫn cơ quan thuế. Bạn cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và kết nối tốt với phần mềm xuất hóa đơn.
3. Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác
Theo quy định, một hóa đơn hợp lệ phải thể hiện rõ: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền; mã hóa đơn và mã xác thực của cơ quan thuế.
Đối với người mua không có mã số thuế, bạn được phép ghi “không có mã số thuế” nhưng vẫn cần tên và thông tin cơ bản. Ghi thiếu hoặc sai thông tin có thể dẫn đến việc hóa đơn không được chấp nhận, gây ảnh hưởng đến uy tín và bị phạt nếu kiểm tra.
4. Không được sửa, xóa hóa đơn sau khi đã ký
Khi hóa đơn đã ký số và gửi đi, bạn không được phép mở file PDF và sửa trực tiếp, mọi sai sót đều phải được xử lý đúng nghiệp vụ. Nếu chưa gửi và chưa kê khai thuế, bạn có thể xóa và lập lại. Còn nếu đã gửi nhưng chưa kê khai, phải lập hóa đơn thay thế.
Trong trường hợp đã kê khai, chỉ được điều chỉnh thông qua hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên. Việc tự ý sửa hóa đơn là hành vi vi phạm nghiêm trọng và dễ bị xử phạt hành chính.
5. Gửi đúng cách và lưu trữ đúng thời gian
Sau khi xuất hóa đơn, bạn cần gửi bản PDF hoặc link tra cứu cho người mua thông qua email, tin nhắn hoặc hệ thống phần mềm. Đồng thời, bản gốc dưới dạng XML phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Việc lưu sai định dạng, lưu thiếu hoặc mất file có thể khiến bạn gặp rắc rối khi cơ quan thuế thanh tra. Để đơn giản, bạn nên chọn phần mềm hỗ trợ lưu trữ tự động, đồng bộ với ký số và kết nối cơ quan thuế để tránh sai sót.
Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử như thế nào?
Sai sót là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt với tiểu thương mới làm quen hóa đơn điện tử. Nhưng nếu xử lý đúng quy trình, bạn vẫn đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch. Trường hợp sai tên khách hàng, địa chỉ hoặc sản phẩm, bạn cần lập hóa đơn thay thế. Nếu sai đơn giá, số lượng hoặc tổng tiền, phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Tất cả thay đổi phải đi kèm biên bản xác nhận giữa hai bên nếu hóa đơn đã được kê khai thuế. Việc không xử lý đúng cách có thể khiến bạn bị truy thu, phạt hoặc bị cơ quan thuế bác bỏ giao dịch.
Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
Một số lỗi phổ biến mà những người kinh doanh thường mắc phải khi xuất hóa đơn điện tử là:
- Quên ký số: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất khiến hóa đơn bị mất hiệu lực pháp lý, không được cơ quan thuế chấp nhận và có thể bị khách hàng từ chối.
- Lập hóa đơn sai thời điểm: Xuất trễ so với thời gian giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ khiến bạn vi phạm nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử, dễ bị xử phạt hành chính.
- Nhập sai thông tin trên hóa đơn: Ghi nhầm tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thiếu thông tin người mua khiến hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào.
- Thiếu sót trong lưu trữ: Không lưu bản XML gốc hoặc không sắp xếp dữ liệu đầy đủ dẫn đến thất lạc hóa đơn khi cần đối chiếu, kiểm tra thuế.
- Tùy tiện chỉnh sửa hóa đơn đã ký: Nhiều tiểu thương chưa quen thao tác nên tự ý sửa file PDF sau khi ký, hành vi này bị coi là làm sai lệch chứng từ và có thể bị xử phạt.
Cách khắc phục tốt nhất là thực hiện từng bước theo đúng quy trình phần mềm, kiểm tra kỹ trước khi ký số, và lưu trữ hóa đơn đầy đủ trên hệ thống đáng tin cậy.
Xem thêm: Mức đóng thuế kinh doanh mới nhất nhà bán hàng cần lưu ý
Việc hiểu và tuân thủ đúng các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là bước đầu tiên để kinh doanh bền vững trong thời đại số. Đặc biệt với tiểu thương và hộ kinh doanh, việc xuất hóa đơn không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc từ năm 2025. Việc chủ động chuẩn bị, chọn phần mềm phù hợp và thao tác đúng quy trình sẽ giúp bạn tránh được rủi ro, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng cũng như cơ quan thuế.
Tingee – trợ lý tài chính cho cộng đồng nhà bán hàng và doanh nghiệp luôn sẵn sàng đồng hành cùng tiểu thương, hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số. Đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật nhiều thông tin hữu ích về tài chính kinh doanh nhé!
