Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong mọi giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng và đủ về quy trình tra cứu và xác thực hóa đơn điện tử. Đây là thao tác tưởng chừng đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý, tài chính và uy tín doanh nghiệp. Trong bài viết này Tingee sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng.
Vì sao cần biết cách tra cứu hóa đơn điện tử?
Với một chủ doanh nghiệp hay nhà bán hàng, việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ để kiểm tra thông tin. Đây còn là cách:
- Xác minh tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn;
- Tránh sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bị thu hồi;
- Đối chiếu với giao dịch tài chính, đảm bảo kê khai thuế chính xác;
- Lưu trữ và trích xuất hóa đơn khi cần làm báo cáo, hoàn thuế hoặc kiểm toán.
Trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ, sai sót trong sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng: bị xử phạt hành chính, truy thu thuế, hoặc thậm chí vướng vào các vụ việc gian lận.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?
3 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác
Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Đây là phương thức tra cứu công khai, không cần đăng nhập, phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng.
Bước 1: Truy cập trang web hệ thống hóa đơn điện tử
Bước 2: Nhập các thông tin cần tra cứu:
- Mã số thuế của người bán;
- Loại hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Mã xác thực (capcha) hiển thị trên màn hình.
Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm”.
Kết quả hiển thị sẽ bao gồm:
- Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế;
- Trạng thái hóa đơn (đã cấp mã, đã phát hành hay chưa hợp lệ);
- Cơ quan thuế quản lý;
- Nếu không có thông tin khớp, hệ thống sẽ báo “Không tồn tại hóa đơn”.
Lưu ý: Đây là cách phù hợp nếu bạn không có quyền đăng nhập hệ thống nội bộ hoặc chỉ cần kiểm tra nhanh một hóa đơn đầu vào.
Gợi ý cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản
Cách 2: Tra cứu trên Hệ thống hóa đơn điện tử
Phương thức này yêu cầu tài khoản đăng nhập do Cơ quan Thuế cấp. Thường áp dụng với kế toán nội bộ doanh nghiệp hoặc chủ cơ sở kinh doanh đã tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn điện tử → Chọn “Doanh nghiệp” hoặc “Cá nhân” → Đăng nhập bằng tài khoản đã cấp.
Bước 2: Vào mục “Tra cứu” → chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Chọn loại hóa đơn muốn kiểm tra (bán ra hoặc mua vào), sau đó nhập:
- Mã số thuế người bán;
- Loại hóa đơn;
- Ký hiệu và số hóa đơn.
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” để xem thông tin, sau đó hệ thống sẽ hiển thị:
- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn;
- Ngày lập, người bán – người mua;
- Tổng tiền chưa thuế, thuế GTGT, trạng thái hóa đơn;
- Cho phép tải file định dạng XML, Excel hoặc PDF.
Hệ thống này cho phép bạn tra cứu hàng loạt hóa đơn, có thể đối chiếu toàn bộ dữ liệu hóa đơn phát hành trong một kỳ khai thuế.
Cách 3: Tra cứu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm bán hàng
Đây là phương thức linh hoạt, thường áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp, đặc biệt với những đơn vị dùng phần mềm như: VNPT Invoice, MeInvoice, M-Invoice, Fast Invoice,…
Cách này phù hợp cho các đơn vị muốn tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi số lượng hóa đơn lớn.
Một số lưu ý dành cho nhà kinh doanh, chủ cửa hàng khi sử dụng cách tra cứu hóa đơn điện tử
Khi thực hiện các cách tra cứu hóa đơn điện tử nêu trên, người bán hàng, kinh doanh cần đặc biệt lưu ý một số điều sau:
- Luôn yêu cầu bên bán gửi hóa đơn đúng định dạng: file XML kèm PDF, ghi rõ mã tra cứu, ký hiệu, số hóa đơn.
- Không sử dụng hóa đơn không có thông tin trên cổng tra cứu – đây có thể là hóa đơn chưa hợp lệ.
- Lưu trữ hóa đơn định kỳ, sắp xếp theo tháng/quý để tiện đối chiếu, đặc biệt nếu bạn không dùng phần mềm chuyên biệt.
- Chủ động tra cứu ngay khi nhận hóa đơn, không nên để đến cuối kỳ mới kiểm tra vì dễ gặp sai sót không kịp xử lý.
Các câu hỏi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử
Có thể tra cứu hóa đơn điện tử mà không cần mã tra cứu không?
Nếu bạn có đầy đủ thông tin hóa đơn (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, MST người bán), bạn có thể tra cứu trên Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Tra cứu trên phần mềm xuất hóa đơn và quản lý bán hàng có đáng tin cậy không?
Đa số các phần mềm xuất hóa đơn và quản lý bán hàng có tính năng tra cứu hóa đơn là phần mềm được cấp phép và liên kết trực tiếp với hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.
Hóa đơn mua hàng online có thể kiểm tra hợp lệ không?
Chỉ cần lấy được đầy đủ thông tin từ email, bạn có thể tra cứu theo cách 1 hoặc cách 2 ở trên.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm thuế dễ hiểu từ A đến Z cho nhà bán hàng
Việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn đảm bảo tính pháp lý trong mọi giao dịch, mà còn tối ưu quy trình quản lý tài chính và thuế vụ. Dù là cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp đang phát triển, bạn nên chủ động kiểm tra hóa đơn ngay khi phát sinh – thông qua cổng Tổng cục Thuế, hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phần mềm quản lý. Đây là thói quen quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và xây dựng uy tín lâu dài trong hoạt động kinh doanh.
Truy cập Tingee để tìm hiểu nhiều kiến thức hơn về hóa đơn, hóa đơn điện tử nhé!
