Việc mất hóa đơn đầu vào là điều không hiếm gặp của các nhà bán hàng, hộ kinh doanh nhỏ lẻ do chưa có quy trình lưu trữ cụ thể. Nếu không xử lý nhanh chóng và đúng cách, bạn không chỉ mất quyền khấu trừ thuế mà còn đối mặt với mức phạt cao. Bài viết sau đây của Tingee sẽ cung cấp hướng dẫn giúp bạn giải quyết tình trạng mất hóa đơn nhanh chóng và tránh bị phạt.
Hóa đơn đầu vào là gì? Tại sao cần lưu trữ hóa đơn đầu vào?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ chứng minh bạn đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ một bên khác, không phải toàn bộ các giấy tờ mua hàng thông thường.
Với nhà bán hàng, đó là cơ sở để hạch toán chi phí, khấu trừ thuế GTGT và đối chiếu giao dịch với nhà cung cấp.
Mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không?
Việc làm mất hóa đơn đầu vào có thể khiến nhà bán hàng mất quyền lợi thuế và đối mặt với mức phạt từ 1 đến 10 triệu đồng.
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), tùy theo tình huống cụ thể mà mức phạt của cá nhân/tổ chức sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
- Khai báo mất hóa đơn chậm 1–5 ngày (không có lý do chính đáng): cá nhân phạt 1–4 triệu, tổ chức 2–8 triệu. Có thể giảm nhẹ nếu có tình tiết chứng minh thiện chí.
- Nếu chậm 6 ngày trở lên mà không khai báo: phạt 4–8 triệu (cá nhân), 8–16 triệu (tổ chức).
- Mất hóa đơn đã kê khai và vẫn giữ hồ sơ: cá nhân bị phạt 5–10 triệu, tổ chức 10–20 triệu.
- Một số tình huống khác như mất liên gốc hóa đơn chưa kê khai cũng bị xử phạt trong khoảng 4–8 triệu.
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử: Cần biết gì để không bị phạt?
Người bán cần làm gì khi mất hóa đơn đầu vào?
Lập biên bản ghi nhận sự việc
Ngay khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị mất, bạn và bên bán cần lập biên bản ghi nhận mất hóa đơn, ghi rõ mã số, ngày hóa đơn, số tiền, lý do mất. Biên bản phải có chữ ký bên bán và bên mua, có đóng dấu nếu là tổ chức.
Nộp báo cáo BC21/AC trong vòng 5 ngày
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi lập biên bản, bạn phải lập báo cáo mẫu BC21/AC và nộp qua phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc nộp trực tiếp tại chi cục thuế. Nếu trễ, mức phạt sẽ tăng lên tương ứng theo Nghị định 125/2020.
Xin sao chụp liên 1 hóa đơn từ bên bán
Nếu là hóa đơn giấy, bạn phải yêu cầu bên bán sao chụp liên 1 và đóng dấu “Sao y liên 1 do liên 2 bị mất”. Nếu là hóa đơn điện tử, yêu cầu gửi lại file XML/PDF đã ký số hoặc cung cấp link tra cứu.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ
Bạn cần lưu biên bản, báo cáo BC21/AC (có mã xác nhận), bản sao hóa đơn hoặc file phục hồi, cùng chứng cứ thanh toán và giao nhận. Tất cả phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 78/2021.
Lưu ý: Nếu hóa đơn mất do bên thứ ba thì bạn vẫn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. Cần ghi rõ trong biên bản là trách nhiệm của đơn vị bên ngoài, kèm xác nhận của họ. Việc xử lý tiếp theo vẫn thực hiện như trên .
Cách giúp nhà bán hàng không gặp tình trạng mất hóa đơn đầu vào
Để tránh rơi vào tình huống mất hóa đơn đầu vào, người kinh doanh cần chủ động triển khai các giải pháp phòng ngừa phù hợp với điều kiện vận hành của mình.
Sử dụng hóa đơn điện tử để ngăn ngừa mất hóa đơn đầu vào
Việc áp dụng hóa đơn điện tử là giải pháp hữu hiệu giúp hạn chế tối đa rủi ro mất hóa đơn đầu vào.
Các hóa đơn điện tử được lưu trữ ở định dạng điện tử (XML và PDF có ký số), đảm bảo không bị thất lạc do các yếu tố vật lý như rách, mờ, hoặc mất giấy tờ. Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống đám mây cho phép bạn tra cứu, in lại hoặc phục hồi nhanh chóng khi cần thiết.
Thiết lập quy trình tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn chặt chẽ
Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến mất hóa đơn đầu vào là việc tiếp nhận và lưu trữ thiếu kiểm soát.
Do đó, hộ kinh doanh nên xây dựng một quy trình rõ ràng: phân công người nhận hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ ngay khi tiếp nhận, sau đó scan bản cứng và lưu vào thư mục được tổ chức logic trên máy tính hoặc ổ lưu trữ đám mây. Bản giấy nên được cất giữ tại nơi riêng biệt, tránh tiếp xúc nhiều người để giảm nguy cơ thất lạc.
Tạo thói quen sao lưu và lưu trữ đa tầng
Ngay cả khi đã sử dụng hóa đơn điện tử, người kinh doanh vẫn nên tạo thói quen sao lưu dữ liệu nhiều tầng. Việc mất hóa đơn đầu vào có thể đến từ lỗi kỹ thuật, mất tài khoản email, hoặc xóa nhầm file. Do đó, mỗi hóa đơn nên được sao lưu ít nhất ở hai nơi khác nhau (như Google Drive và ổ cứng cá nhân). Nếu nhận hóa đơn qua email, nên đánh dấu sao và lưu tệp đính kèm cẩn thận để có thể tra cứu khi cần.
Các câu hỏi thường gặp về mất hóa đơn đầu vào
Mất hóa đơn đầu vào có phải chịu phạt ngay không?
Bạn chỉ bị phạt nếu không thực hiện đầy đủ biên bản, báo cáo BC21/AC và lưu hồ sơ hợp lệ. Việc khắc phục đúng thời hạn sẽ giảm thiểu phạt, bạn có thể không bị phạt nếu có tình tiết giảm nhẹ.
Có thể kê khai thuế nếu mất hóa đơn chưa khai không?
Bạn vẫn khai bình thường nếu có biên bản và bản sao liên 1. Nếu kê khai trước khi mất hóa đơn, vẫn cần thực hiện hai bước trên để tài liệu được chứng thực.
Phục hồi file XML từ phần mềm hóa đơn điện tử có hợp lệ không?
Hoàn toàn hợp lệ. File XML ký số chứa đầy đủ thông tin hóa đơn, được công nhận khi kê khai với cơ quan thuế.
Xem thêm: Mức đóng thuế kinh doanh mới nhất nhà bán hàng cần lưu ý
Mất hóa đơn đầu vào là sự cố không hiếm gặp, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu người kinh doanh nắm rõ quy trình xử lý và chủ động để giảm thiểu sai sót. Việc tuân thủ đúng quy định, kết hợp với ứng dụng công nghệ như hóa đơn điện tử, sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro, bảo vệ quyền lợi thuế và vận hành kinh doanh an toàn, minh bạch hơn.
Hy vọng bài viết trên của Tingee sẽ giúp bạn hiểu rõ cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào và có thêm giải pháp để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
