Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng, bảo đảm quyền lợi và minh bạch thu nhập cho người lao động. Từ 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang chứng từ điện tử, kèm theo các quy định cụ thể về cấp phát, nội dung và xử lý tồn kho. Bài viết này giải thích cặn kẽ từng khía cạnh, giúp doanh nghiệp tuân thủ luật và tối ưu nghiệp vụ.
Tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Theo Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu ghi nhận các khoản thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập của cá nhân, bao gồm phiên bản điện tử hoặc giấy đặt in/tự in
Chứng từ này dùng để làm gì?
Chứng từ giúp người lao động:
- Xác minh số thuế đã bị khấu trừ.
- Kiểm tra xem có nộp đúng mức hay không.
- Dùng để quyết toán thuế khi cá nhân không ủy quyền cho doanh nghiệp
Khi nào cấp chứng từ?
Căn cứ Điều 25, Thông tư 111/2013/TT‑BTC, doanh nghiệp phải cấp khi cá nhân yêu cầu trừ thuế, chỉ cấp một kỳ/nếu NLĐ ký hợp đồng ≥3 tháng. Trường hợp ủy quyền quyết toán, doanh nghiệp không cấp chứng từ
Bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/07/2022
Từ ngày 01/07/2022, quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, yêu cầu tất cả tổ chức chi trả thu nhập phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, thay cho hình thức chứng từ giấy truyền thống.
Đây là một bước chuyển quan trọng trong quá trình số hóa thủ tục thuế, nhằm minh bạch, đồng bộ dữ liệu và thuận tiện cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý thuế.
Theo đó:
- Cơ quan thuế ngừng tiếp nhận đề nghị đặt in chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy từ sau thời điểm này.
- Tổ chức vẫn có thể sử dụng chứng từ giấy nếu còn tồn kho, nhưng phải báo cáo tình trạng tồn, đăng ký sử dụng đến khi hết và sau đó chuyển hoàn toàn sang điện tử.
- Từ 01/7 trở đi, mọi chứng từ mới phát hành phải ở định dạng điện tử, có chữ ký số hợp lệ của đơn vị chi trả thu nhập và tuân thủ định dạng chuẩn về dữ liệu theo quy định của Tổng cục Thuế.
Doanh nghiệp cần lưu ý, việc không áp dụng đúng thời điểm chuyển đổi hoặc phát hành chứng từ không đúng định dạng có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Xem thêm: Tổng hợp 7 thay đổi từ 1/7 nhà bán hàng cần nắm rõ để tránh mất tiền oan
Quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Từ ngày 01/07/2022, chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuyển sang hình thức điện tử, theo lộ trình của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cập nhật, bổ sung chi tiết bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là ba nhóm quy định quan trọng mà các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Khi nào cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phụ thuộc vào loại hình hợp đồng và quyền yêu cầu của cá nhân nhận thu nhập:
- Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cần cấp chứng từ một lần trong năm, nếu người lao động yêu cầu và không ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp. Trong trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán, chứng từ không cần cấp.
- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ mỗi lần chi trả có khấu trừ thuế, nếu cá nhân có yêu cầu. Không được trì hoãn hoặc gộp nhiều kỳ khấu trừ.
Lưu ý: Việc cấp chứng từ chỉ thực hiện khi cá nhân có yêu cầu, không bắt buộc chủ động cấp trong mọi trường hợp.
Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một chứng từ khấu trừ điện tử hợp lệ phải đảm bảo các nội dung sau:
- Tiêu đề: “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”
- Số và ký hiệu chứng từ
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức chi trả thu nhập
- Tên, mã số thuế (nếu có) và địa chỉ của cá nhân nhận thu nhập
- Chi tiết khoản thu nhập trả (tiền lương, tiền công, thù lao, hoa hồng…)
- Mức bảo hiểm bắt buộc đã trừ (nếu có)
- Số tiền thuế TNCN đã khấu trừ
- Ngày lập chứng từ
- Chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (bắt buộc để chứng từ có giá trị pháp lý)
Việc thiếu bất kỳ thông tin nào ở trên có thể khiến chứng từ bị Cơ quan Thuế từ chối ghi nhận, ảnh hưởng đến quyền quyết toán thuế của người lao động.
Xử lý chứng từ giấy, tự in còn tồn
Việc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ điện tử không diễn ra đột ngột, mà được cho phép sử dụng song song trong giai đoạn chuyển tiếp.
Tuy nhiên, theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 2455/TCT-DNNCN:
- Chứng từ tự in theo mẫu cũ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2022, với điều kiện đã có thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022. Sau thời hạn này, các mẫu này không còn giá trị sử dụng.
- Đối với chứng từ giấy (đặt in) còn tồn kho, doanh nghiệp được phép sử dụng đến khi hết số lượng đã in. Sau đó, phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử theo quy định mới.
- Khi không còn nhu cầu sử dụng chứng từ giấy, đơn vị cần tiến hành tiêu hủy chứng từ còn lại, lập biên bản tiêu hủy và báo cáo theo Mẫu CTT25/AC, gửi lên Cơ quan Thuế để xác nhận kết thúc sử dụng mẫu cũ.
Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng chứng từ tự in hoặc đặt in không đúng quy định, có thể bị xử phạt theo Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 5 triệu đến 15 triệu đồng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết, đơn giản cho nhà bán hàng
Cách đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử nhanh, gọn, đơn giản
Để chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu chứng từ với Cơ quan Thuế trước khi sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cụ thể:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mẫu này bao gồm các thông tin chính:
- Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ)
- Hình thức chứng từ (khấu trừ thuế TNCN điện tử)
- Mô tả chi tiết mẫu chứng từ (tên mẫu, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, nội dung hiển thị…)
Lưu ý: Trước khi lập mẫu chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên xác định phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng có hỗ trợ đầy đủ tính năng thiết kế mẫu, ký số và gửi/nhận dữ liệu với cơ quan thuế
Bước 2: Gửi tờ khai qua Cổng thông tin thuế điện tử
Sau khi hoàn tất tờ khai, doanh nghiệp thực hiện:
- Ký điện tử bằng chữ ký số đã đăng ký với Cơ quan Thuế
- Nộp hồ sơ qua địa chỉ chính thức: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Cổng thuế sẽ ghi nhận hồ sơ và trả về biên nhận điện tử, xác nhận thời gian gửi thành công.
Bước 3: Theo dõi phản hồi và lịch sử truyền nhận từ Cơ quan Thuế
Sau khi gửi hồ sơ, Cơ quan Thuế sẽ phản hồi trong một đến hai ngày làm việc, thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung, điều chỉnh thông tin.
Doanh nghiệp có thể:
- Tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ tại mục “Quản lý chứng từ” trên Cổng thông tin điện tử
- Cập nhật mẫu chứng từ trong phần mềm hóa đơn, đồng thời lưu trữ lịch sử chứng từ đã cấp
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử:
- Mỗi lần khấu trừ thuế, doanh nghiệp lập chứng từ trên phần mềm đã đăng ký và gửi cho người lao động qua email hoặc in bản sao nếu cá nhân yêu cầu.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký số hợp lệ, đầy đủ nội dung quy định tại Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nếu doanh nghiệp phát hành chứng từ trước khi đăng ký hoặc sai định dạng, chứng từ đó không có giá trị pháp lý, và có thể bị phạt hành chính (từ 5 – 15 triệu đồng theo Điều 23, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Dù chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, song trong quá trình sử dụng, vẫn có không ít đơn vị mắc lỗi gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động cũng như khiến doanh nghiệp gặp rủi ro pháp lý. Dưới đây là những điểm quan trọng cần đặc biệt lưu ý:
Không được lập chứng từ khấu trừ trước khi đăng ký mẫu với Cơ quan Thuế
Theo Điều 30 và 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được phép phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu và được Cơ quan Thuế chấp thuận.
Trường hợp lập chứng từ trước thời điểm được chấp thuận hoặc sai mẫu đăng ký sẽ khiến chứng từ đó không có giá trị pháp lý, không được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán và có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Không cấp chứng từ nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế
Với người lao động ký hợp đồng dài hạn (từ 3 tháng trở lên) và đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế, tổ chức không cần cấp chứng từ khấu trừ, trừ khi cá nhân chấm dứt hợp đồng và yêu cầu.
Ngược lại, nếu cá nhân không ủy quyền, doanh nghiệp phải cấp chứng từ đúng hạn và theo đúng kỳ tính thuế nếu người lao động có yêu cầu.
Cấp sai kỳ, sai thông tin có thể gây thiệt hại cho người lao động
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn cấp chứng từ gộp nhiều kỳ hoặc sai thông tin người nộp thuế (MST, số CMND, số thuế khấu trừ…). Điều này khiến người lao động gặp khó khăn khi tự quyết toán thuế hoặc bị yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.
Việc cấp sai chứng từ, hoặc không đúng thời điểm có thể bị xử lý theo Điều 11, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt từ 2 – 5 triệu đồng cho mỗi hành vi vi phạm).
Bắt buộc sử dụng chữ ký số hợp lệ trên chứng từ điện tử
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử chỉ hợp lệ nếu có chữ ký số của đơn vị chi trả thu nhập. Nếu doanh nghiệp quên ký số hoặc sử dụng chữ ký số chưa đăng ký, chứng từ sẽ không được Cơ quan Thuế công nhận.
Cần lưu trữ chứng từ đúng quy định
Theo Luật Kế toán và Luật Giao dịch điện tử, chứng từ khấu trừ thuế điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm, định dạng chuẩn, dễ truy xuất và an toàn dữ liệu.
Doanh nghiệp cần có quy trình sao lưu dữ liệu định kỳ, tránh rủi ro mất chứng từ khi người lao động yêu cầu cung cấp lại.
Xem thêm: Khấu trừ thuế và hướng dẫn khấu trừ thuế GTGT đầy đủ, chi tiết
Từ việc xác định thời điểm cấp, đảm bảo nội dung hợp lệ đến thủ tục đăng ký sử dụng, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định và chủ động trong mỗi khâu thực hiện. Trong bối cảnh quản trị tài chính ngày càng số hóa, việc tuân thủ đúng pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn thể hiện sự minh bạch với người lao động và cơ quan thuế.
Là đơn vị đồng hành trong quá trình chuyển đổi số, Tingee hỗ trợ nhà bán hàng và doanh nghiệp tiếp cận thông tin thuế mới một cách kịp thời và dễ hiểu hơn, từ đó giúp giảm thiểu sai sót trong vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính hằng ngày.
Đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật tin tức mới nhất nhé!
