Hóa đơn điện tử đang trở thành chuẩn mực bắt buộc trong hoạt động kinh doanh của tiểu thương, nhà bán hàng và doanh nghiệp nhỏ trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện. Đây không chỉ là hình thức thay thế hóa đơn giấy mà còn là chứng từ pháp lý bắt buộc theo quy định hiện hành. Bài viết dưới đây của Tingee sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, có những loại nào, quy định sử dụng ra sao và vì sao nên áp dụng càng sớm càng tốt.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tạo lập, ký số và gửi đi bằng phương tiện điện tử, bao gồm định dạng dữ liệu chuẩn XML và đầy đủ các tiêu chí về pháp lý.
Nói cách khác, hóa đơn điện tử có giá trị tương đương hóa đơn giấy nhưng được lập, quản lý và tra cứu hoàn toàn qua môi trường mạng. Đây được xem là hợp lệ khi đáp ứng các yếu tố về:
- Nội dung theo quy định của pháp luật
- Có chữ ký điện tử của người bán
- Được cấp mã của cơ quan thuế
Một hóa đơn điện tử thông thường bao gồm những thành phần chính:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
- Tên, địa chỉ, MST của người bán và người mua
- Ngày lập hóa đơn
- Mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế GTGT (nếu có)
- Tổng tiền thanh toán
- Chữ ký số của người bán
- Mã xác thực (nếu có)
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử: Cần biết gì để không bị phạt?
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được chia theo nhiều tiêu chí, cụ thể:
Theo mục đích sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dùng cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức/cá nhân không thuộc đối tượng khấu trừ thuế GTGT.
- Các loại hóa đơn đặc thù: Vé tàu xe, phiếu xuất kho, tem điện tử, phiếu thu tiền điện – nước – viễn thông…
Theo hình thức phát hành
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã xác thực qua hệ thống phần mềm. Bắt buộc áp dụng với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro thấp, hệ thống CNTT mạnh, được cơ quan thuế chấp thuận.
Một số quy định về hóa đơn điện tử người kinh doanh cần biết
Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn
Từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ – cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ một số trường hợp đặc thù được cơ quan thuế hướng dẫn riêng.
Thời điểm lập và gửi hóa đơn
- Ngay sau khi cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa.
- Thời gian gửi lên hệ thống cơ quan thuế không quá 2 ngày làm việc kể từ khi lập hóa đơn.
Sửa sai hóa đơn điện tử
Khi phát hiện sai sót, người bán có thể:
- Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu cần thay đổi số tiền, thuế)
- Lập hóa đơn thay thế hoặc thông báo hủy hóa đơn nếu cần xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn cũ
Lưu trữ hóa đơn
Thời gian lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm, dưới định dạng điện tử đảm bảo nguyên vẹn, dễ tra cứu khi cần đối chiếu hoặc quyết toán thuế.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho nhà bán hàng như:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, vận chuyển hay lưu trữ hóa đơn giấy.
- Nhanh chóng và linh hoạt: Lập, ký, gửi chỉ trong vài phút qua phần mềm, giảm thủ tục hành chính.
- Minh bạch: Hóa đơn có mã xác thực từ cơ quan thuế, giảm gian lận thuế.
- Dễ quản lý, dễ tra cứu: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tập trung, đồng bộ theo mã số thuế.
- Tăng uy tín khi giao dịch: Hóa đơn điện tử thể hiện tính chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu từ khách hàng doanh nghiệp.
Xem thêm: Khi nào chuyển khoản không phải đóng thuế?
Hóa đơn điện tử không chỉ là giải pháp thay thế hóa đơn giấy truyền thống mà còn là yêu cầu bắt buộc trong quản lý thuế hiện đại. Việc nắm rõ khái niệm, phân loại, quy định và lợi ích sẽ giúp tiểu thương, nhà bán hàng và doanh nghiệp nhỏ chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh và phòng tránh rủi ro pháp lý.
Hy vọng bài viết của Tingee đã giúp bạn hiểu rõ về hóa đơn điện tử, và đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật các thông tin mới và tài chính kinh doanh nhé.
