Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Kể từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về định nghĩa, cách sử dụng, so sánh giữa các loại hóa đơn và các tình huống pháp lý thường gặp để tránh sai phạm.
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ kế toán do người bán lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo hình thức điện tử hoặc giấy, thể hiện thông tin chi tiết về bên bán, bên mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền thanh toán, thuế suất và tiền thuế GTGT.
Trước đây, hóa đơn GTGT dạng giấy thường có 3 liên, trong đó liên giao khách hàng thường có màu hồng hoặc đỏ, do đó được gọi thông dụng là hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, từ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính, thuật ngữ này vẫn tiếp tục được sử dụng để chỉ chung cả hóa đơn giấy truyền thống và hóa đơn điện tử có giá trị khấu trừ thuế.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch, không phân biệt giá trị thanh toán lớn hay nhỏ. Từ ngày 1/7/2022, quy định này chính thức được áp dụng rộng rãi trong toàn quốc.
Kể từ ngày 1/7/2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy truyền thống chỉ còn được sử dụng trong một số trường hợp rất hạn chế và mang tính chuyển tiếp.
Xem thêm: Mua hóa đơn đỏ ở đâu và cần lưu ý gì để không vi phạm pháp luật?
Hóa đơn VAT với hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào?
Trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, hai loại hóa đơn phổ biến nhất là hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng. Mỗi loại hóa đơn này được áp dụng cho các đối tượng khác nhau và có những điểm khác biệt rõ rệt về nội dung, hình thức và khả năng khấu trừ thuế.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng dựa trên các tiêu chí pháp lý và thực tiễn sử dụng:
|
Tiêu chí |
Hóa đơn giá trị gia tăng |
Hóa đơn bán hàng |
|
Đối tượng sử dụng |
Doanh nghiệp, tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh khai thuế theo phương pháp trực tiếp |
|
Khả năng khấu trừ thuế |
Người mua nếu khai thuế theo phương pháp khấu trừ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn này | Người mua không được khấu trừ thuế, thuế đã được tính gộp vào giá bán |
|
Mức thuế GTGT trên hóa đơn |
Có dòng thể hiện thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%) và số tiền thuế GTGT | Không có dòng thuế suất, giá đã bao gồm thuế GTGT (nếu có) |
| Chính sách giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 101/2023/QH15 | Ghi rõ mức thuế suất GTGT đã giảm là 8% tại dòng “thuế suất” |
Ghi số tiền đã giảm 20% tỷ lệ % tính thuế trên doanh thu vào dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ” và ghi chú nội dung theo quy định |
| Nội dung thể hiện trên hóa đơn | Có đầy đủ các cột: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán |
Không có cột thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT |
| Mục đích sử dụng | Kê khai thuế GTGT đầu ra, làm căn cứ khấu trừ, hoàn thuế, hạch toán chi phí |
Ghi nhận doanh thu, làm căn cứ hạch toán chi phí nhưng không khấu trừ được thuế |
Lưu ý:
- Hóa đơn GTGT luôn thể hiện rõ phần thuế suất và số tiền thuế, do đó người mua có thể sử dụng làm căn cứ để khấu trừ thuế đầu vào, nếu đáp ứng điều kiện về phương pháp tính thuế.
- Trong khi đó, hóa đơn bán hàng không có dòng thuế GTGT, giá đã bao gồm thuế (nếu có), nên không có giá trị khấu trừ.
- Việc lựa chọn sử dụng loại hóa đơn nào phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh theo đăng ký với cơ quan thuế.
4 quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng
Trong quá trình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, nếu người bán hoặc người mua để xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn thì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Mức phạt sẽ căn cứ vào loại hóa đơn bị mất, thời gian phát hiện mất và các tình tiết liên quan (tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ).
Dưới đây là tổng hợp 4 tình huống phổ biến về sai phạm liên quan đến hóa đơn GTGT, cùng mức xử phạt tương ứng:
Trường hợp 1: Mất hóa đơn bán hàng mua vào
Khi bên mua làm mất hóa đơn bán hàng (hóa đơn đầu vào), mức phạt sẽ dựa trên thời điểm mất và báo cáo với cơ quan thuế. Nếu mất từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 kể từ thời điểm xảy ra sự việc, có thể được xem xét tình tiết giảm nhẹ và chỉ bị phạt cảnh cáo hoặc mức tối thiểu 6 triệu đồng.
Tuy nhiên, nếu để quá thời gian này, tức là sau ngày thứ 10, người vi phạm sẽ bị phạt từ 6 đến 8 triệu đồng theo quy định.
Trường hợp 2: Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành
Dù hóa đơn GTGT chưa được phát hành (tức chưa thông báo phát hành với cơ quan thuế), nếu bị mất, doanh nghiệp vẫn bị xử phạt. Cụ thể:
- Nếu làm mất từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10, mức phạt có thể dao động từ cảnh cáo đến tối thiểu 6 triệu đồng, tùy vào việc có tình tiết giảm nhẹ hay không.
- Trường hợp để quá ngày thứ 10 mà không kịp báo cáo hoặc có lý do hợp lệ, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 6 triệu đến 18 triệu đồng.
Việc chưa phát hành không có nghĩa là được miễn trách nhiệm, đây là một hiểu lầm phổ biến khiến nhiều đơn vị chủ quan.
Trường hợp 3: Mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra đã thông báo phát hành
Đây là tình huống xảy ra nhiều nhất, đặc biệt khi hóa đơn đã lập, đã giao hoặc chưa giao cho khách hàng.
Các trường hợp không bị xử phạt:
- Mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ hoặc bất khả kháng.
- Mất liên 2 hóa đơn (liên giao khách hàng) nhưng đã tìm lại được trước khi có quyết định xử phạt từ cơ quan thuế.
Trường hợp bị phạt cảnh cáo:
- Doanh nghiệp chứng minh được hoạt động mua bán thực tế, có 2 tình tiết giảm nhẹ.
- Mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ, và đã lập hóa đơn thay thế hợp lệ.
- Có biên bản xác nhận giữa bên bán và bên mua, đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, kèm theo hợp đồng, chứng từ rõ ràng.
Các trường hợp bị phạt tiền:
- Làm mất/hỏng hóa đơn liên 2 đã phát hành mà khách chưa nhận, hoặc hóa đơn lập theo bảng kê bán lẻ: Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.
- Mất liên nội bộ (liên 1, 3) trong thời gian lưu trữ kế toán: Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng, theo quy định của Luật Kế toán.
- Nếu bị xác định là gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo một lần, sẽ phạt theo từng lần mất riêng biệt, không được gộp chung.
- Nếu có biên bản xác nhận và 1 tình tiết giảm nhẹ, thì bị phạt ở khung thấp nhất; nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ, sẽ chỉ bị cảnh cáo.
Trường hợp 4: Mất hóa đơn đầu vào (do bên mua giữ)
Việc bị mất hóa đơn đầu vào (thường là liên 2 do người mua giữ để hạch toán, kê khai thuế) cũng có những quy định xử phạt cụ thể như sau:
Các trường hợp không bị xử phạt:
- Mất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử phạt
Trường hợp bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền:
- Mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng để kê khai, hạch toán: Phạt từ 4 – 8 triệu đồng.
- Mất nhiều hóa đơn nhưng báo cáo gộp lại một lần mà không giải trình hợp lý: Phạt theo từng số hóa đơn bị mất.
- Nếu có đầy đủ chứng từ, biên bản xác nhận, hợp đồng, và 1 tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt ở mức thấp nhất; có 2 tình tiết giảm nhẹ sẽ chỉ bị cảnh cáo.
Một số thắc mắc thường gặp về hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng có cần đóng dấu không?
Hiện nay, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, không bắt buộc doanh nghiệp phải đóng dấu lên hóa đơn đỏ (hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy). Điều quan trọng là hóa đơn phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, chữ ký người bán, mã số thuế và các thông tin cần thiết.
Hóa đơn đỏ đóng dấu treo có hợp lệ không?
Dấu treo là con dấu được đóng lên mép hoặc góc của hóa đơn (không trùm toàn bộ nội dung).
Theo thực tế và hướng dẫn của cơ quan thuế, hóa đơn đỏ đóng dấu treo vẫn hợp lệ, miễn là nội dung hóa đơn đầy đủ, chính xác, và có chữ ký đúng quy định.
Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu bao nhiêu tiền?
Theo quy định, khi tổng giá trị thanh toán của hàng hóa hoặc dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, bên bán hoặc bên cung cấp bắt buộc phải xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu.
Trong trường hợp giao dịch có giá trị thấp hơn, doanh nghiệp vẫn được phép xuất hóa đơn nếu cần, nhưng không bắt buộc.
Mất hóa đơn GTGT đầu vào thì có được khấu trừ thuế không?
Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, việc được khấu trừ thuế GTGT sẽ phụ thuộc vào việc có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch hay không, và đã kê khai thuế đúng thời hạn hay chưa.
Nếu tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử phạt thì vẫn có thể kê khai khấu trừ bình thường.
Hóa đơn đã xuất rồi có được chỉnh sửa không?
Để tìm hiểu rõ hơn về nội dung này, vui lòng đọc chi tiết bài viết sau đây: Hủy hóa đơn điện tử chính thức bị bãi bỏ từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Khách hàng từ chối nhận hóa đơn thì xử lý thế nào?
Trong trường hợp khách hàng không nhận hóa đơn (ví dụ: không muốn lấy hóa đơn VAT để tránh khai thuế), doanh nghiệp cần vẫn lập và lưu giữ hóa đơn đầy đủ, vì đó là căn cứ hạch toán và kê khai thuế. Không được vì lý do khách từ chối mà không lập hóa đơn.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ VAT và những điều quan trọng nhà bán hàng cần nắm chắc
Hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ là chứng từ phục vụ kế toán, mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc kê khai, khấu trừ và hoàn thuế. Nắm rõ các quy định liên quan đến hóa đơn GTGT là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả.
Và đừng quên theo dõi website của Tingee thường xuyên để biết thêm nhiều thông tin mới hữu ích mỗi ngày bạn nhé!
