Hóa đơn đỏ là chứng từ hợp pháp quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng được phép tự ý mua và sử dụng loại hóa đơn này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ ai được phép mua hóa đơn đỏ, thủ tục ra sao và những rủi ro cần tránh khi mua hóa đơn không rõ nguồn gốc.
Hóa đơn đỏ có phải là hóa đơn giá trị gia tăng VAT không?
Hóa đơn đỏ thực chất là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh nhằm ghi nhận giá trị giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có phát sinh thuế.
Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện kê khai, khấu trừ và nộp thuế theo đúng quy định pháp luật.
Những điều cần lưu ý:
- Hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) chỉ được xuất bởi tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân.
- Không phải cá nhân nào cũng được tự xuất hóa đơn đỏ, đặc biệt là các hộ kinh doanh nhỏ, cá thể.
- Hóa đơn đỏ là chứng từ kế toán hợp pháp, không phải sản phẩm để mua bán hay trao đổi tự do trên thị trường. Việc sử dụng sai mục đích có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
- Việc mua hóa đơn đỏ chỉ được thực hiện thông qua cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành
Xem thêm: Hóa đơn đỏ VAT và những điều quan trọng nhà bán hàng cần nắm chắc
Những ai được phép mua hóa đơn đỏ do cơ quan Thuế phát hành?
Theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ một số đối tượng nhất định mới đủ điều kiện mua hóa đơn đỏ (hóa đơn đặt in) từ cơ quan thuế. Việc giới hạn này nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ việc phát hành, sử dụng hóa đơn, đồng thời giảm thiểu hành vi gian lận thuế.
Dưới đây là các nhóm được phép mua hóa đơn đỏ do cơ quan Thuế cấp:
1. Doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Nhóm này bao gồm các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chưa triển khai phần mềm lập hóa đơn điện tử, không có khả năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và chưa thực hiện giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế cho phép sử dụng hóa đơn giấy trong tối đa 12 tháng
Thời gian sử dụng hóa đơn đỏ là tạm thời, trước khi bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
3. Trường hợp bất khả kháng do sự cố hệ thống công nghệ thông tin
Khi cơ sở hạ tầng CNTT tại đơn vị cấp mã gặp sự cố hoặc không thể truy cập hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cung cấp.
Lưu ý: Việc tự ý mua hóa đơn đỏ ngoài luồng (chẳng hạn từ thị trường chợ đen hoặc dịch vụ không rõ nguồn gốc) là vi phạm pháp luật. Những hóa đơn này bị xem là hóa đơn không hợp pháp và khi bị phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nặng theo các quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Hướng dẫn cách mua hóa đơn đỏ đúng quy định
Theo Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục theo hướng dẫn sau:
Về hồ sơ chuẩn bị
- Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu số 02/ĐN-HĐĐT (ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Giấy phép kinh doanh hoặc giấy xác nhận hộ kinh doanh cá thể
- Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện/ ủy quyền
- Danh sách hàng hóa, dịch vụ cần xuất hóa đơn (ghi rõ số lượng, đơn giá)
- Chứng từ nộp thuế (nếu có yêu cầu)
Về nơi nộp hồ sơ và hình thức xử lý
- Trực tiếp nộp tại Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh
- Cán bộ thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu bổ sung (nếu cần)
- Nếu được duyệt, bạn sẽ được cấp một trong hai loại sau:
- Hóa đơn giấy có đóng dấu của cơ quan thuế (trường hợp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo hình thức đặt in).
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong trường hợp bạn đã có hạ tầng kỹ thuật phù hợp và được phê duyệt theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Thời gian xem xét và cấp hóa đơn thường dao động từ 1 đến 3 ngày làm việc, tùy theo địa phương và mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể thời gian cố định, do đó doanh nghiệp nên chủ động liên hệ cơ quan thuế để được thông báo chính xác trong từng trường hợp.
Về việc sử dụng hóa đơn đúng mục đích
Khi đã được cấp hóa đơn đỏ, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sử dụng sau:
- Không bán lại, không cho thuê, không xuất hộ cho bên thứ ba
- Chỉ dùng cho giao dịch phát sinh trong hoạt động kinh doanh hợp pháp của chính mình
- Kê khai, nộp thuế đầy đủ theo từng kỳ kê khai
- Lưu trữ hóa đơn đúng thời gian quy định (thông thường là 10 năm với hóa đơn giấy)
Cảnh báo rủi ro khi mua hóa đơn đỏ khống, không rõ nguồn gốc
Trong thời gian gần đây, nhiều tổ chức, cá nhân đã bị xử phạt vì mua hóa đơn đỏ từ các nguồn không rõ ràng nhằm mục đích hợp thức hóa chi phí. Đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng với các rủi ro sau:
Vi phạm pháp luật, đối mặt án tù
Việc mua bán hóa đơn khống là sử dụng chứng từ giả mạo cho các giao dịch không có thật. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính đến 200 triệu đồng.
Nghiêm trọng hơn, nếu có dấu hiệu trốn thuế, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự với mức án lên đến 5 năm tù.
Ảnh hưởng đến uy tín và tài chính
Doanh nghiệp mua hóa đơn khống có thể bị liệt kê vào danh sách rủi ro cao về thuế, dẫn đến nhiều hệ lụy như bị hạn chế hoàn thuế, khó vay vốn ngân hàng hoặc gọi vốn đầu tư. Đồng thời, việc này cũng làm suy giảm uy tín với đối tác và nhà cung cấp.
Không được khấu trừ thuế và tính chi phí
Các hóa đơn không hợp lệ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế, chịu lãi chậm nộp và bị xử phạt bổ sung theo quy định.
Xem thêm: Khấu trừ thuế và hướng dẫn khấu trừ thuế GTGT đầy đủ, chi tiết
Việc mua hóa đơn đỏ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế như khấu trừ hợp lệ và không bị truy thu, xử phạt. Khi có nhu cầu, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý hoặc chuyên gia kế toán để được hướng dẫn cụ thể và an toàn. Tuyệt đối không mua bán hóa đơn trái phép dưới bất kỳ hình thức nào.
Theo dõi Tingee để cập nhật các tin tức nóng hổi, hữu ích về hóa đơn và các quy trình khác liên quan trực tiếp tới hoạt động kinh doanh.
