Sở hữu quy trình thanh toán hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải vật lộn với những vấn đề do quy trình thanh toán thủ công và kém hiệu quả gây ra.
Những vấn đề thường gặp khi thực hiện quy trình thanh toán thủ công
Các yêu cầu, nhu cầu thanh toán của khách hàng ngày càng tăng cao trong bối cảnh khách hàng hiện nay mong muốn trải nghiệm mua sắm nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, nhiều phương thức thanh toán phổ biến hiện nay vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu này.
Dưới đây là một số lý do khiến các phương thức thanh toán truyền thống không đáp ứng được nhu cầu thanh toán của khách hàng:
Tốc độ thanh toán chậm
Trong nhịp sống hối hả hiện nay, thời gian trở thành tài sản quý giá đối với mỗi người. Khách hàng ngày càng bận rộn, họ mong muốn mọi dịch vụ được sử dụng một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất có thể. Đặc biệt, trong việc thanh toán, khách hàng luôn ưu tiên những phương thức giúp họ tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình.
Tuy nhiên, thực tế tại nhiều cửa hàng, doanh nghiệp hiện nay, quy trình thanh toán vẫn đang diễn ra thủ công, khiến khách hàng mất nhiều thời gian chờ đợi. Nhân viên phải thực hiện nhiều bước xác minh thanh toán thủ công như kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thông tin chuyển khoản, xác nhận trạng thái thanh toán,… Quy trình này thường diễn ra chậm chạp, đặc biệt vào giờ cao điểm, khiến khách hàng cảm thấy bực bội và khó chịu.
Tiềm ẩn nguy cơ lừa đảo
Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, nhiều cửa hàng vẫn đang “lạc hậu” với quy trình thanh toán thủ công, tiềm ẩn nhiều nguy cơ bị lừa đảo và ảnh hưởng đến doanh thu.
Việc thanh toán thủ công thường diễn ra qua nhiều bước, bao gồm kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thông tin chuyển khoản, xác nhận trạng thái thanh toán,… Quy trình này tiềm ẩn nhiều lỗ hổng mà kẻ gian có thể lợi dụng để thực hiện hành vi gian lận. Ví dụ, kẻ gian có thể cung cấp thông tin chuyển khoản giả mạo, sử dụng hóa đơn đã thanh toán để lặp lại thanh toán, hoặc đánh tráo hóa đơn để chiếm đoạt tiền.
Hơn nữa, các thủ đoạn lừa đảo ngày càng tinh vi, khiến nhân viên và chủ cửa hàng khó có thể phát hiện. Việc thiếu hệ thống quản lý và giám sát chặt chẽ trong quy trình thanh toán thủ công càng tạo điều kiện cho kẻ gian dễ dàng thực hiện hành vi phi pháp.
Chi phí thanh toán bằng thẻ cao
Thanh toán bằng thẻ mang đến nhiều tiện lợi cho cả người mua và người bán, tuy nhiên nó cũng đi kèm với một số hạn chế cần được quan tâm. Một trong những vấn đề đáng chú ý là mức phí giao dịch cao, đặc biệt đối với các nhà bán lẻ nhỏ.
Mức phí giao dịch này bao gồm phí thanh toán thẻ, phí chuyển đổi tiền tệ (nếu có), phí cổng thanh toán và các khoản phí khác. Đối với các giao dịch nhỏ, chi phí này có thể chiếm tỷ lệ đáng kể trong lợi nhuận, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Các vấn đề về chi phí và gánh nặng vận hành của các phương thức thanh toán thủ công tạo nên một vòng luẩn quẩn. Chi phí giao dịch cao dẫn đến gánh nặng vận hành lớn, và gánh nặng vận hành lớn lại dẫn đến chi phí giao dịch cao hơn. Điều này khiến doanh nghiệp khó có thể thoát khỏi vòng xoáy của chi phí và thời gian.
Xem thêm: Thanh toán không tiền mặt: Quy trình nhanh chóng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ
Tác hại của việc không tối ưu quy trình thanh toán đang kém hiệu quả
Chi phí vận hành doanh nghiệp cao
Thanh toán thủ công khiến doanh nghiệp có thể gặp trường hợp thanh toán không thành công do nhiều nguyên nhân như: sai thông tin tài khoản, tài khoản hết tiền, lỗi hệ thống ngân hàng,… Khi thanh toán không thành công, nhân viên phải dành thời gian giải quyết khiếu nại với khách hàng, xác định nguyên nhân gây lỗi và thực hiện thanh toán lại, tốn thời gian, công sức của nhân viên và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Hơn nữa, việc quản lý các khoản thanh toán thủ công bằng sổ sách, bảng tính Excel thường không hiệu quả, thiếu tính minh bạch và khó khăn trong việc theo dõi, truy xuất dữ liệu. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân tích dữ liệu thanh toán, đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
Từ những điều trên có thể thấy, chi phí cho nhân lực, phần mềm, hệ thống và các hoạt động liên quan đến thanh toán thủ công cao hơn so với thanh toán tự động. Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều nguồn lực để duy trì và vận hành hệ thống thanh toán thủ công, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Trải nghiệm khách hàng kém, tỷ lệ quay lại thấp
Hiện nay, việc tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng là chìa khóa dẫn tới thành công cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang mắc kẹt trong “vòng xoáy” của quy trình thanh toán thủ công, vô tình tạo ra những rào cản khiến khách hàng “chào tạm biệt” và khiến doanh nghiệp ôm nuối tiếc.
Hãy tưởng tượng bạn đang vội vàng mua sắm cho một buổi hẹn quan trọng, nhưng khi đến quầy thanh toán, bạn phải đối mặt với hàng dài người chờ đợi. Nhân viên phải thao tác thủ công từng bước, từ ghi chép thông tin, kiểm tra thanh toán, đến xác nhận hoàn tất. Thời gian trôi đi, sự kiên nhẫn dần cạn kiệt, và bạn bắt đầu cảm thấy bực bội, khó chịu.
Chưa hết, trong một số trường hợp, sai sót trong quá trình thanh toán thủ công còn khiến bạn phải đối mặt với những tình huống “dở khóc dở cười”: thiếu tiền thừa tiền, sai thông tin, thậm chí là giao dịch bị hủy ngang. Những trải nghiệm tiêu cực này không chỉ khiến bạn cảm thấy bực bội, mà còn làm tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp.
Hậu quả của quy trình thanh toán thủ công không chỉ dừng lại ở sự khó chịu của khách hàng. Nó còn là “kẻ thù thầm lặng” cướp đi khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp:
- Mất khách hàng: Khách hàng có xu hướng ưu tiên sử dụng dịch vụ tại những nơi có quy trình thanh toán nhanh chóng, tiện lợi. Doanh nghiệp sử dụng thanh toán thủ công sẽ dễ dàng đánh mất khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh.
- Giảm doanh thu: Khi khách hàng không hài lòng với quy trình thanh toán, họ có thể hủy bỏ giao dịch hoặc lựa chọn mua sắm tại nơi khác. Điều này dẫn đến việc doanh thu sụt giảm và lợi nhuận bị ảnh hưởng.
- Mất uy tín: Sai sót trong thanh toán thủ công có thể dẫn đến khiếu nại, tranh chấp, thậm chí là kiện tụng. Uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, khách hàng mất niềm tin và “quay lưng”.
Giải pháp cải thiện quy trình thanh toán cho doanh nghiệp
Để thoát khỏi “vòng xoáy” của quy trình thanh toán thủ công và nâng tầm trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng các giải pháp thanh toán hiện đại.
Tingee là một trong những giải pháp thanh toán hàng đầu, giúp các doanh nghiệp, cửa hàng tối ưu hóa quy trình thanh toán, hạn chế những rủi ro về tài chính và nâng tầm trải nghiệm khách hàng.
Với tính năng “Nhận thông báo chuyển khoản tức thời”, Tingee giúp các doanh nghiệp, chủ cửa hàng:
- Nhân viên, chủ cửa hàng nhận được thông báo giao dịch ngay sau khi khách hàng chuyển khoản thành công
- Khách hàng không cần mất thời gian chờ đợi nhân viên xác minh giao dịch
- Hạn chế các rủi ro như lừa đảo, gian lận, sai sót trong quá trình thanh toán
- Nâng tầm trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình thanh toán và gia tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành cửa hàng
Hàng ngàn chủ cửa hàng đã lựa chọn Tingee nhằm số hóa quy trình thanh toán, để lại thông tin ngay TẠI ĐÂY hoặc liên hệ số hotline 0247 1088 968 để được chúng tôi tư vấn hỗ trợ sử dụng dịch vụ.
Xem thêm: Thanh toán tức thời: Chìa khóa thành công cho mọi ngành nghề
Thông qua bài viết trên, bạn có thể nhận thấy quy trình thanh toán kém hiệu quả không chỉ ảnh hưởng tới lợi nhuận mà còn cản trở sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa quy trình thanh toán bằng giải pháp tự động và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng, củng cố uy tín thương hiệu và vươn lên vị thế dẫn đầu trong thị trường cạnh tranh.
Đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật những thông tin mới nhất về tài chính – kinh doanh bạn nhé!
