Trong thời đại chuyển đổi số, khái niệm chữ ký số ngày càng trở nên quen thuộc, đặc biệt đối với các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm, vai trò và cách sử dụng chữ ký số một cách đúng đắn. Bài viết này của Tingee sẽ cung cấp thông tin toàn diện về chữ ký số, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp khi triển khai trong doanh nghiệp.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Khác với chữ ký tay, chữ ký số tồn tại dưới dạng mã hóa gắn liền với tài liệu điện tử và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký truyền thống theo quy định của Luật Giao dịch điện tử Việt Nam.
Theo Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký số được xem là hợp lệ khi nó được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp; và chữ ký số được kiểm tra bằng khóa công khai và chứng minh được người ký có toàn quyền.
Chữ ký số gồm 2 thành phần chính:
- Khóa bí mật: Dùng để ký dữ liệu.
- Khóa công khai: Dùng để xác minh chữ ký.
Ngoài ra, đi kèm chữ ký số là chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, có chức năng xác nhận danh tính chủ thể ký.
Tại sao doanh nghiệp và cá nhân cần sử dụng chữ ký số?
Đáp ứng quy định pháp luật
Hiện nay, chữ ký số là công cụ bắt buộc trong nhiều thủ tục hành chính điện tử, đặc biệt với doanh nghiệp.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (và người mua trong một số trường hợp). Do đó, doanh nghiệp không thể triển khai hóa đơn điện tử nếu không có chữ ký số.
Đảm bảo tính pháp lý & an toàn thông tin
Chữ ký số giúp xác thực người gửi, đảm bảo nội dung tài liệu không bị chỉnh sửa. Mọi thay đổi sau khi ký đều khiến chữ ký số trở nên không hợp lệ, từ đó hạn chế tối đa các hành vi gian lận trong giao dịch điện tử.
Tăng tốc quá trình xử lý công việc
Việc ký số trên tài liệu điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, gửi bưu điện, lưu trữ văn bản giấy. Đặc biệt với các doanh nghiệp có mô hình đa chi nhánh, hoạt động trực tuyến hoặc làm việc từ xa, chữ ký số là công cụ tối ưu giúp quá trình xử lý tài liệu diễn ra tức thời.
Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện
Chữ ký số là một trong những công cụ nền tảng của quá trình chuyển đổi số quốc gia, hướng đến một môi trường làm việc không giấy tờ, minh bạch và tiết kiệm. Nhiều ngân hàng, tổ chức tài chính, doanh nghiệp hiện đã tích hợp chữ ký số trong quy trình phê duyệt nội bộ và giao kết hợp đồng với đối tác.
Chữ ký số hoạt động như thế nào?
Chữ ký số hoạt động dựa trên nguyên lý mã hóa khóa công khai – một hệ thống bảo mật đã được chuẩn hóa và sử dụng rộng rãi trên thế giới. Trong đó, mỗi người dùng sẽ sở hữu một cặp khóa: khóa riêng và khóa công khai.
Cụ thể, khi bạn ký một tài liệu điện tử (như hóa đơn, tờ khai thuế…), hệ thống sẽ:
- Tạo ra bản mã băm từ nội dung văn bản.
- Mã hóa bản mã băm bằng khóa riêng của bạn – phần này chính là chữ ký số.
- Khi người nhận tài liệu kiểm tra, họ sẽ dùng khóa công khai để giải mã chữ ký. Nếu giải mã thành công và khớp với bản mã băm của nội dung tài liệu, chứng tỏ tài liệu chưa bị thay đổi và đúng là do bạn ký.
Ví dụ: Doanh nghiệp A gửi hóa đơn điện tử đã ký số cho khách hàng B. Khách hàng B có thể kiểm tra chữ ký này qua phần mềm đọc hóa đơn hoặc qua cổng tra cứu của nhà cung cấp chữ ký số. Nếu chữ ký hợp lệ, họ có thể tin tưởng tài liệu này là chính thống.
Phân loại chữ ký số hiện nay
Chữ ký số trên thị trường hiện nay được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và thiết bị lưu trữ khóa bí mật. Việc hiểu rõ các loại chữ ký số giúp người dùng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Theo mục đích sử dụng
Chữ ký số cá nhân
Đây là loại chữ ký số được cấp phát cho cá nhân, thường sử dụng trong các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như khai thuế, ký hợp đồng điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội, khai hải quan… Loại chữ ký này thường gắn liền với số CMND/CCCD và có tính định danh cao.
Chữ ký số tổ chức/doanh nghiệp
Loại này được sử dụng bởi các doanh nghiệp để thực hiện giao dịch điện tử với các tổ chức khác hoặc với cơ quan nhà nước. Mỗi chữ ký số thường gắn với mã số thuế của doanh nghiệp. Chữ ký số doanh nghiệp là điều kiện bắt buộc để thực hiện các thủ tục như nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan…
Theo phương thức lưu trữ khóa bí mật
Chữ ký số USB Token
Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, lưu trữ khóa bí mật trong thiết bị USB có chức năng mã hóa chuyên dụng. Người dùng cần cắm USB vào máy tính và nhập mã PIN để ký. Loại này có tính bảo mật cao, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa cho phép người dùng ký văn bản điện tử mà không cần thiết bị vật lý (USB). Khóa bí mật được lưu trữ và bảo vệ trong HSM (Hardware Security Module) đặt tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp. Người dùng chỉ cần xác thực qua OTP hoặc ứng dụng di động để thực hiện ký số. Đây là xu hướng mới, giúp tăng tính linh hoạt và thuận tiện khi làm việc từ xa.
Chữ ký số trên sim
Khóa bí mật được tích hợp trên thẻ SIM của điện thoại di động. Đây là giải pháp đang được thử nghiệm ở một số quốc gia, phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ cần ký tài liệu nhanh chóng qua thiết bị di động.
Các loại chữ ký số phổ biến tại Việt Nam
Chữ ký số không chỉ là một công cụ công nghệ, mà còn được phân loại cụ thể dựa trên mục đích sử dụng, đối tượng người dùng và mức độ pháp lý. Dưới đây là những loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam:
Chữ ký số công cộng
Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất và thường được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
Chữ ký số công cộng được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
Chữ ký số công cộng đảm bảo tính pháp lý trong:
- Khai thuế điện tử
- Kê khai hải quan
- Kê khai bảo hiểm xã hội
- Ký hợp đồng, hóa đơn điện tử
- Giao dịch ngân hàng điện tử
Chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, chữ ký này được cấp bởi Ban Cơ yếu Chính phủ, loại chữ ký số này chỉ dành cho các cơ quan nhà nước, tổ chức Đảng, đoàn thể sử dụng trong hệ thống quản lý văn bản điện tử nội bộ hoặc trong các giao dịch liên thông với các cơ quan hành chính khác.
Chữ ký số cá nhân
Dành cho các cá nhân sử dụng với mục đích:
- Ký vào các văn bản, hợp đồng điện tử
- Giao dịch ngân hàng online
- Thực hiện các thủ tục hành chính điện tử cấp cá nhân
Loại chữ ký này đang ngày càng phổ biến, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện. Một số ngân hàng, đơn vị Fintech đã bắt đầu tích hợp tính năng chữ ký số cá nhân để khách hàng có thể ký số trực tiếp ngay trên ứng dụng.
Chữ ký số doanh nghiệp nội bộ
Một số doanh nghiệp lớn triển khai hệ thống chứng thực điện tử nội bộ (CA nội bộ) để dùng cho mục đích quản trị văn bản, quy trình phê duyệt nội bộ, tiết kiệm chi phí so với việc mua chữ ký số công cộng cho từng nhân sự.
Tuy nhiên, chữ ký số nội bộ chỉ có giá trị trong phạm vi nội bộ tổ chức, không có giá trị pháp lý bên ngoài trừ khi có sự chấp thuận giữa các bên.
Chữ ký số, chữ ký điện tử và ký scan có giống nhau không?
Trong thực tế, ba khái niệm này thường bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, về bản chất, chữ ký số, chữ ký điện tử và ký scan hoàn toàn khác nhau về tính pháp lý và mức độ bảo mật.
|
Loại ký |
Bản chất | Giá trị pháp lý |
Mức độ bảo mật |
|
Chữ ký số |
Là một dạng chữ ký điện tử sử dụng hạ tầng khóa công khai (PKI), gắn liền với chứng thư số do tổ chức được cấp phép phát hành. |
Được pháp luật công nhận đầy đủ. |
Rất cao |
|
Chữ ký điện tử |
Là khái niệm rộng hơn, bao gồm bất kỳ thông tin, ký hiệu, quy trình nào được gắn với dữ liệu để xác nhận người ký. |
Có nếu chứng minh được tính xác thực và toàn vẹn. |
Trung bình đến cao |
|
Ký scan |
Là hình ảnh chữ ký viết tay chèn vào tài liệu điện tử (PDF, Word…). |
Không được coi là hợp pháp nếu không có xác thực đi kèm. |
Thấp, dễ giả mạo |
Câu hỏi thường gặp về chữ ký số
Chữ ký số có giá trị pháp lý như thế nào?
Chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận tương đương như chữ ký tay hoặc con dấu trên văn bản giấy, khi đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005.
Điều này có nghĩa là chữ ký số có thể được sử dụng để ký các tài liệu, hợp đồng, hóa đơn và văn bản điện tử với giá trị pháp lý đầy đủ, có thể làm bằng chứng trước pháp luật.
Tôi có thể sử dụng một chữ ký số cho nhiều mục đích không?
Một chữ ký số doanh nghiệp có thể được dùng để nộp thuế điện tử, khai hải quan, giao dịch với ngân hàng, ký hợp đồng, hóa đơn điện tử,…
Tuy nhiên, nên quản lý chặt chẽ việc sử dụng để tránh rò rỉ thông tin hoặc sai sót trong các giao dịch quan trọng.
Chữ ký số có thay thế được hoàn toàn chữ ký tay không?
Trong môi trường số, chữ ký số hoàn toàn có thể thay thế chữ ký tay ở hầu hết các giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, vẫn có một số thủ tục hành chính hoặc giao dịch đặc thù yêu cầu hồ sơ giấy, nên doanh nghiệp cần linh hoạt tùy theo yêu cầu từng cơ quan.
Chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp khác nhau ra sao?
Chữ ký số cá nhân gắn với mã số thuế cá nhân và thường dùng để ký các giao dịch cá nhân (như kê khai thuế thu nhập cá nhân). Trong khi đó, chữ ký số doanh nghiệp gắn với mã số thuế doanh nghiệp, dùng cho các nghiệp vụ như nộp thuế, ký hóa đơn điện tử, hoặc hợp đồng kinh doanh.
Có thể dùng chữ ký số trên điện thoại di động không?
Hoàn toàn có thể. Nhiều nhà cung cấp hiện nay đã triển khai dịch vụ chữ ký số từ xa hoặc chữ ký số trên nền tảng cloud, cho phép người dùng ký tài liệu ngay trên điện thoại thông minh mà không cần USB token.
Tôi có thể tự tạo chữ ký số cho doanh nghiệp không?
Chữ ký số phải được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Việc tự tạo chữ ký số không có giá trị pháp lý và không được cơ quan nhà nước công nhận.
Doanh nghiệp mới thành lập nên chọn loại chữ ký số nào?
Các doanh nghiệp mới có thể cân nhắc:
- Chữ ký số USB Token: Phổ biến, giá hợp lý, phù hợp cho kế toán nộp thuế, kê khai BHXH
- Chữ ký số từ xa: Không cần thiết bị phần cứng, thao tác trên điện thoại, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu ký nhiều người, ký từ xa
Tóm lại, chữ ký số là giải pháp xác thực điện tử an toàn, hợp pháp và ngày càng thiết yếu trong môi trường số. Doanh nghiệp nên chủ động trang bị và sử dụng chữ ký số để đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Theo dõi Tingee để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác, hỗ trợ cho quá trình kinh doanh và vận hành doanh nghiệp, cửa hàng bạn nhé!
