Ngoài việc quản trị các hoạt động bán hàng, việc quản lý kho cũng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Người sở hữu kỹ năng quản lý kho sẽ giúp việc quản lý hàng hóa trong kho trở nên hiệu quả hơn. Hãy cùng Tingee khám phá một số những kỹ năng quản lý kho cần thiết trong bài viết dưới đây nhé!
Thế nào là nhân viên quản lý kho?
Nhân viên quản lý kho là người đảm nhận trách nhiệm chính về mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa và vật tư, bao gồm tổ chức, lưu trữ, bảo quản, và kiểm kê hàng hóa trong kho một cách chính xác và tỉ mỉ.
Đây cũng là người sở hữu kinh nghiệm, kỹ năng quản lý kho tuyệt vời bởi kho hàng thường được xem như một tài sản quý báu của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, vai trò của nhân viên quản lý kho không chỉ đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất mà còn đóng góp vào hiệu suất và hiệu quả của việc quản lý kho hàng.
Xem thêm: 7 bước của quy trình quản lý kho mà các chủ cửa hàng không nên bỏ qua
Nhân viên quản lý kho cần thực hiện những nhiệm vụ nào?
Tiếp nhận, thực hiện thủ tục xuất – nhập hàng hóa
Nhiệm vụ của nhân viên viên quản lý kho là tiếp nhận thông tin về số lượng và thời gian hàng hóa nhập hoặc xuất kho.
Tiếp theo, họ đảm bảo việc tổ chức vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng, gọn gàng và tiện lợi.
Bên cạnh đó, nhân viên quản lý kho phải thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng cũng như vật tư trước khi thực hiện quá trình nhập hoặc xuất kho, đồng thời xác nhận tính chính xác của các giấy tờ, chứng từ hoặc hóa đơn liên quan.
Theo sát quá trình mua hàng
Nhân viên quản lý kho có trách nhiệm tạo phiếu mua hàng khi có yêu cầu nhập hàng hóa từ cấp trên hoặc các bộ phận khác. Nhân viên quản lý kho làm việc với bộ phận vận tải của công ty hoặc các đối tác ngoài để đảm bảo việc giao hàng được thực hiện đúng theo tiến độ.
Trong suốt quá trình mua và tiếp nhận hàng hóa, nhân viên quản lý kho cần thực hiện nhiệm vụ theo dõi và giám sát toàn bộ quá trình này cho đến khi hoàn tất. Đồng thời, họ hoạt động hoặc báo cáo cấp trên trong trường hợp xuất hiện những vấn đề bất ngờ để giải quyết kịp thời.
Quản lý, sắp xếp hàng hóa
Nhân viên quản lý kho cần thực hiện quá trình sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả. Nhân viên quản lý kho phải thực hiện việc kiểm đếm hàng hóa đều đặn để theo dõi và cập nhật số lượng tồn kho hàng ngày hoặc theo lịch trình, đảm bảo rằng số lượng hàng hóa trong kho khớp với dữ liệu trên phần mềm quản lý.
Bên cạnh việc theo dõi số lượng, nhân viên quản lý kho cũng phải kiểm tra quá trình bảo quản, hạn sử dụng, các thuộc tính của hàng hóa và tuân theo các quy định về an toàn và phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn tối đa cho hàng hóa trong kho.
Lên kế hoạch nhập hàng định kỳ
Nhân viên quản lý kho phải xây dựng và triển khai kế hoạch hàng hóa định kỳ nhằm đảm bảo sự ổn định của hàng hóa, đồng thời phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều quan trọng là hàng tồn kho luôn được duy trì ở mức tối thiểu được quy định.
Trong trường hợp hàng tồn kho vượt quá mức tối thiểu hoặc không đáp ứng được tiêu chuẩn tối thiểu, nhân viên quản lý kho cần đề xuất với cấp trên để thực hiện các điều chỉnh thích hợp phù hợp với tình hình thay đổi của quá trình xuất – nhập kho.
Báo cáo khi số lượng kho hàng có biến động
Nhân viên quản lý kho phải thường xuyên lập báo cáo về tình hình hàng hóa và vật tư, bao gồm cả hàng mới và hàng tồn kho cũ. Đồng thời, cần duy trì và cập nhật hồ sơ kho trên phần mềm quản lý một cách liên tục.
Trong trường hợp xảy ra vấn đề khẩn cấp, nhân viên quản lý kho cần liên hệ với các bộ phận khác như kế toán, kinh doanh, hoặc bán lẻ, và báo cáo cho cấp trên để có giải pháp tốt nhất cho các tình huống cụ thể khác nhau.
5 kỹ năng quản lý kho nhân viên quản lý kho cần nắm bắt
Trang bị kiến thức quản lý
Công việc quản lý kho yêu cầu người quản lý phải kiểm soát và giám sát một lượng lớn hàng hóa. Chính vì vậy chỉ cần sơ suất một chút bạn có thể gây ra ảnh hưởng không nhỏ tới quy trình và hiệu suất kinh doanh, thậm chí gây lỗ lớn cho doanh nghiệp.
Vậy nên, một nhân viên quản lý kho cần phải trang bị kỹ năng quản lý kho, kiến thức về quy trình, nghiệp vụ lưu trữ, quản lý chuỗi cung ứng và thậm chí quản lý hoạt động kinh doanh một cách toàn diện.
Trang bị các kỹ năng quản lý kho
Kỹ năng tổ chức và quản lý kho hàng
Một nhân viên quản lý kho cần phải sở hữu kỹ năng quản lý kho cần thiết chính là tổ chức để hiệu quả trong việc sắp xếp và phân bổ công việc. Không chỉ có kiến thức chuyên môn, khả năng quản lý con người cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập quy trình làm việc, tối ưu hóa tài năng của đội ngũ. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc kỷ luật, đoàn kết, và sáng tạo.
Kỹ năng quản lý sổ sách, lập phiếu xuất – nhập kho
Quá trình nhập – xuất hàng hóa luôn phức tạp, đặc biệt là khi có hàng hóa xuất – nhập với số lượng lớn.
Vì vậy, việc lập phiếu nhập – xuất kho một cách chi tiết và quản lý sổ sách chặt chẽ là kỹ năng quản lý kho rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả. Kỹ năng này cung cấp cơ sở cho việc đánh giá hàng tồn kho định kỳ hoặc trong các tình huống cần thiết.
Kỹ năng sắp xếp, phân bổ hàng hóa
Kỹ năng sắp xếp hàng hóa là kỹ năng quản lý kho giúp bạn đặt hàng hóa một cách hợp lý và khoa học. Kho hàng rộng lớn với sự sắp xếp khoa học giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, kỹ năng sắp xếp hàng hóa còn đảm bảo bảo quản hàng hóa dựa vào đặc tính vật lý và hóa học của sản phẩm.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng quản lý kho không kém phần quan trọng của những người quản lý kho chính là kỹ năng giao tiếp. Bởi quản lý kho đòi hỏi phải giao tiếp với các nhà cung cấp và sự hợp tác chặt chẽ. Họ cũng phải làm việc với các bộ phận khác nhau, như tài chính, kế toán, và kinh doanh.
Chính vì vậy kỹ năng giao tiếp tốt giúp tạo sự tương tác, thấu hiểu và ngăn ngừa xung đột không cần thiết.
Kỹ năng sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý kho
Với kho hàng lớn, việc quản lý và theo dõi hàng hóa trở nên phức tạp hơn. Chính vì vậy kỹ năng quản lý kho cần thiết là sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm quản lý kho sẽ giúp việc nhập – xuất hàng hóa trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Bật mí 6 cách quản lý hàng hoá chống thất thoát đơn giản và hiệu quả
Bài viết trên đây Tingee đã tiết lộ 5 kỹ năng quản lý kho quan trọng mà mọi nhân viên quản lý kho cần phải biết. Việc hiểu và áp dụng những kỹ năng này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn đảm bảo rằng kho hàng luôn được tổ chức và quản lý một cách logic, khoa học và chính xác.
Hy vọng với những kỹ năng quản lý kho này, nhân viên quản lý kho sẽ có đóng góp tích cực cho sự phát triển của cửa hàng, của doanh nghiệp.
