Nguyên tắc FIFO là một trong các nguyên tắc giúp bạn quản lý kho thuận tiện và dễ dàng hơn. Vậy nguyên tắc FIFO là gì, cách thức thực hiện xuất nhập hàng hóa ra sao, và liệu phương pháp này có phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn không? Hãy cùng Tingee tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.
Nguyên tắc FIFO là gì?
Nguyên tắc FIFO, viết tắt của “First in First out” là một phương pháp quản lý hàng hóa được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và nhà máy.
Theo nguyên tắc này, các lô hàng được nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất kho trước, đảm bảo tính công bằng và thứ tự trong việc phân phối sản phẩm đến các đại lý và khách hàng.
Làm thế nào để quản lý kho hàng theo nguyên tắc FIFO?
Để quản lý hiệu quả hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FIFO, việc định vị các vị trí lưu trữ hàng hóa theo các mã số là một phần vô cùng quan trọng.
Cụ thể, mỗi khu vực lưu trữ trong kho đều mã số riêng biệt.
Ví dụ, kho được ký hiệu là A, line là B, kệ là C, tầng là D, và hộc lưu trữ được đánh số thứ tự từ 1 đến 5. Vậy thì khi bạn cần định vị một thùng hàng ở hộc số 1, tầng 2, kệ số 3, line 4 trong kho số 5, mã số của thùng hàng sẽ là: A05V04C03D02-01.
Theo nguyên tắc FIFO, bạn cần sắp xếp hàng hóa sao cho lô hàng được lưu trữ ở phía trước của kho được ưu tiên sử dụng trước, tiến từ cửa kho vào bên trong, và từ tầng dưới lên tầng trên. Mỗi lô hàng cần phải được ghi kèm thẻ kho chứa thông tin về loại hàng, ngày nhập, và ngày xuất để dễ dàng theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa.
Đồng thời, để đảm bảo sự tiện lợi và hiệu quả trong việc di chuyển hàng hóa, kho cần duy trì lối đi thông thoáng giữa các kệ hàng cho cả người và các phương tiện vận chuyển hàng hóa.
Ưu, nhược điểm của nguyên tắc FIFO
Ưu điểm
Khi áp dụng nguyên tắc FIFO vào doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng thấy được những ưu điểm như sau:
- Phù hợp cho đa dạng doanh nghiệp: Nguyên tắc FIFO có thể áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp, giúp quản lý thời gian nhập từng lô hàng một.
- Tính toán giá vốn hiệu quả: Nguyên tắc FIFO cho phép tính toán giá vốn của từng lô hàng khi xuất, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý trước khi hàng ra khỏi kho.
- Sát với giá thị trường: Giá trị vốn hàng hóa trong kho luôn thể hiện sự sát với giá thị trường, đảm bảo sự khớp lệnh với chỉ tiêu hàng tồn kho trong sổ sách kế toán.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời, nguyên tắc FIFO vẫn còn một vài điểm hạn chế như sau:
- Doanh thu không phù hợp với chi phí: Theo thời gian, giá trị hàng hóa giảm và bị ảnh hưởng bởi lạm phát, khiến lợi nhuận thu về không đáp ứng đủ chi phí hiện tại, ngay cả khi chi phí hàng hóa trước đó đã được thanh toán.
- Tăng chi phí hạch toán và công việc: Đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa, áp dụng nguyên tắc FIFO có thể tăng chi phí hạch toán và khối lượng công việc đáng kể.
- Hàng tồn cũ chậm tiêu thụ: Hàng hóa cũ vẫn tồn lưu trong kho khi hàng mới được nhập vào bán, dẫn đến việc tiêu thụ hàng cũ diễn ra chậm chạp.
Khi nào thì nên sử dụng nguyên tắc FIFO?
Phương pháp lưu trữ và xuất nhập hàng dựa trên nguyên tắc FIFO là lựa chọn tối ưu cho các loại hàng hóa dễ hỏng hoặc có thời hạn sử dụng ngắn. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng nguyên tắc FIFO khi hàng hóa của bạn có những đặc điểm như sau:
- Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, thường chỉ kéo dài vài tuần hoặc vài tháng.
- Các sản phẩm thực phẩm như bánh, kẹo, sữa cần phải tiêu thụ nhanh để đảm bảo chất lượng.
- Quần áo và thời trang theo mùa, nơi sự lỗi thời có thể gây thất thoát lớn.
- Các sản phẩm công nghệ mới ra mắt và đang hot trên thị trường.
Ví dụ, khi bạn sản xuất một lô bánh kẹo với hạn sử dụng là 2 tháng và lưu trữ chúng trong kho. Khi xuất hàng tiếp theo, ưu tiên luôn được đưa cho lô hàng có ngày nhập trước đó để đảm bảo rằng sản phẩm được phân phối kịp thời cho khách hàng.
Nếu không tuân thủ nguyên tắc FIFO, có nguy cơ hàng hóa bị hỏng hoặc giao cho đại lý khi thời gian sử dụng còn rất ngắn. Tương tự, trong trường hợp quần áo theo mùa hoặc các sản phẩm công nghệ mới, việc nhanh chóng xuất bán là điểm quyết định để tránh lỗi mốt hoặc thất thoát hàng hóa.
Xem thêm: Tiết lộ 5 kỹ năng quản lý kho mà nhân viên quản lý nào cũng cần biết
Bài viết trên đây Tingee đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến nguyên tắc FIFO giúp việc quản lý kho trở nên hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
