Chữ ký số đang ngày càng trở thành công cụ bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc sử dụng ký số đúng quy trình. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 4 cách sử dụng chữ ký số đơn giản, dễ hiểu nhất, áp dụng trong các hệ thống điện tử phổ biến tại Việt Nam.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là hình thức xác thực điện tử dùng chứng thư số hợp pháp, thường lưu trữ dưới dạng USB Token hoặc dịch vụ chữ ký số từ xa, để ký các tài liệu, hóa đơn, tờ khai thuế điện tử. Khi USB Token chứa chứng thư số được cắm vào máy tính, người dùng nhập mã PIN để ký dưới định dạng điện tử có giá trị pháp lý.
Loại chữ ký này được sử dụng phổ biến trong hóa đơn điện tử, kê khai thuế, nộp tờ khai Hải quan, hồ sơ Bảo hiểm xã hội và các thủ tục dịch vụ công khác.
Xem thêm: Ký số từ xa và lưu ý cần biết trước khi triển khai
Hướng dẫn 4 cách sử dụng ký số chi tiết
Hướng dẫn đăng ký chữ ký số sử dụng cho Hải quan điện tử
Để thực hiện các thủ tục hải quan điện tử một cách nhanh chóng và hợp lệ, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin Tổng cục Hải quan
- Cài đặt USB Token và Java Hải quan trước khi đăng ký
- Truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: https://www.customs.gov.vn
- Tại giao diện chính, chọn mục “Dịch vụ công”, sau đó click vào “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”.
Bước 2: Nhập thông tin đăng ký doanh nghiệp
Trên giao diện đăng ký, điền đầy đủ các thông tin sau:
- Mã doanh nghiệp: Nhập mã số thuế của công ty.
- Số CMT: Điền số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật (thông tin này được thể hiện trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).
Sau khi nhập xong, nhấn “Xem thông tin” để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 3: Xem và điền thông tin chứng thư số
Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về chứng thư số. Tại đây, nhấn “Xem thông tin chứng thư số” và điền các trường cần thiết:
- Ngày hiệu lực đăng ký: Có thể sử dụng ngày hiện tại hoặc giữ nguyên theo mặc định của hệ thống.
- Ngày hết hiệu lực đăng ký: Điền ngày hết hạn trùng với ngày hết hạn của chữ ký số bạn đang sử dụng.
Sau đó nhấn “Đăng ký thông tin” để lưu lại.
Bước 4: Xác nhận bằng mã PIN Token
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN của USB Token (thiết bị chứa chữ ký số). Điền mã PIN và nhấn “OK”.
Khi nhận được thông báo cập nhật thành công từ hệ thống, nhấn “OK” một lần nữa để hoàn tất quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan.
Cách sử dụng chữ ký số trên hệ thống Bảo hiểm xã hội quốc gia
Để sử dụng chữ ký số ký hồ sơ kê khai trên Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống
- Truy cập Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam
- Đăng nhập bằng tài khoản đơn vị hoặc cá nhân đã đăng ký.
- Tại giao diện chính, chọn mục “Tài liệu & Ứng dụng” để tiếp tục.
Bước 2: Cài tiện ích mở rộng và ứng dụng ký số
- Trong mục Tài liệu & Ứng dụng, chọn Cài đặt Extension ký số, nhấn “Thêm vào Chrome” để kích hoạt tiện ích.
- Tiếp tục chọn “Tải ứng dụng nền cho ký số” để máy tính có thể tương tác với USB Token hoặc chữ ký số từ xa.
Bước 3: Cài đặt ứng dụng nền
- Mở file cài đặt, bấm Next → Next → Install để hoàn tất quá trình.
- Khi thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Welcome to Vietnam Social Security Declaration Setup Wizard”.
Bước 4: Cập nhật thông tin chữ ký số BHXH
- Đăng nhập lại vào tài khoản BHXH, chọn “Thay đổi thông tin” để cập nhật các trường như email, số điện thoại, ngày đăng ký…
- Nhấn “Xác nhận thay đổi” để lưu thông tin mới
Bước 5: Xác thực bằng ký số
- Khi giao diện hiện cửa sổ yêu cầu ký số, chọn chứng thư số hợp lệ đang kết nối với USB Token.
- Nhập mã PIN và nhấn OK để ký điện tử hoàn tất đăng ký. Khi thông báo thành công, nhấn OK lần nữa để hoàn tất quy trình.
Xem thêm: Chữ ký số HSM là gì? Ưu nhược điểm và cách lựa chọn dịch vụ HSM hiệu quả
Hướng dẫn ký số trên trang Thuế điện tử Tổng cục Thuế (eTax)
Để ký số và nộp tờ khai/giấy nộp tiền trên hệ thống Thuế điện tử eTax, doanh nghiệp cần lưu ý: Số Serial của chứng thư số trong USB Token phải trùng khớp với thông tin trong tài khoản eTax.
Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Kê khai thuế bằng phần mềm HTKK
- Truy cập http://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục Doanh nghiệp.
- Tại trang chủ, tải về và cài đặt:
- Phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế)
- iTaxViewer (Dùng để đọc file hồ sơ định dạng .xml sau khi kết xuất)
Bước 2: Điền thông tin tờ khai
- Mở phần mềm HTKK, chọn mẫu tờ khai Lệ phí môn bài.
- Nhập đầy đủ các thông tin:
- Vốn điều lệ/vốn đầu tư
- Doanh thu đã đăng ký trên giấy phép kinh doanh
- Phần mềm sẽ tự động tính mức lệ phí tương ứng.
Bước 3: Kết xuất tờ khai
Sau khi hoàn thành, kết xuất tờ khai ra file XML để chuẩn bị nộp.
Bước 4: Nộp tờ khai trên eTax
- Đăng nhập hệ thống eTax.
- Vào mục Khai thuế → chọn Nộp tờ khai XML.
- Tải lên file tờ khai đã kết xuất từ HTKK.
Bước 5: Ký số bằng USB Token
- Nhấn chọn chữ ký số của nhà cung cấp bạn đang sử dụng.
- Nhập mã PIN, sau đó bấm OK để xác nhận.
- Cuối cùng, chọn Nộp tờ khai.
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để đăng ký dịch vụ công Kho bạc Nhà nước
Dịch vụ công trực tuyến Kho bạc Nhà nước được triển khai nhằm hỗ trợ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính tài chính – ngân sách một cách thuận tiện và tiết kiệm thời gian. Để đăng ký sử dụng dịch vụ này, người dùng cần thực hiện ký số theo quy trình sau:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Kho bạc Nhà nước
- Truy cập địa chỉ: https://dvc.vst.mof.gov.vn
- Chọn mục “Đăng ký sử dụng” để bắt đầu.
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin đăng ký
Kê khai thông tin theo các mục yêu cầu gồm:
- Thông tin đơn vị sử dụng
- Thông tin dự án (nếu có)
- Thông tin thành viên tham gia hệ thống
Bước 3: Lưu thông tin hồ sơ đăng ký
Sau khi hoàn tất kê khai, nhấn “Lưu” để ghi nhận toàn bộ dữ liệu hồ sơ lên hệ thống.
Bước 4: Kiểm tra và cập nhật thông tin
Xem lại toàn bộ thông tin đã kê khai. Có thể chỉnh sửa nếu cần trước khi ký số.
Bước 5: Tiến hành ký số
Cắm thiết bị USB Token vào máy tính, nhập mã PIN và tiến hành ký số để hoàn tất đăng ký dịch vụ công Kho bạc Nhà nước.
Xem thêm: Tất tần tật thông tin về chữ ký số mà doanh nghiệp nên biết
Chữ ký số không chỉ là công cụ bảo mật mà còn là yếu tố bắt buộc trong các giao dịch điện tử hiện đại. Việc nắm rõ cách sử dụng chữ ký số trong từng nền tảng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh lỗi kỹ thuật và đảm bảo tính pháp lý trong mọi hồ sơ.
Nếu là doanh nghiệp hoặc cá nhân đang bắt đầu tiếp cận dịch vụ công trực tuyến, hãy trang bị sẵn chữ ký số hợp lệ và thực hiện theo đúng các hướng dẫn trong bài viết để quy trình diễn ra chuẩn chỉnh nhé.
Tingee với vai trò là trợ lý tài chính cho nhà bán hàng và doanh nghiệp luôn sẵn sàng đồng hành cùng tiểu thương, hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số. Đừng quên theo dõi Tingee để cập nhật nhiều thông tin hữu ích nhé!
