Việc sử dụng thẻ kho nhằm theo dõi số lượng hàng hóa có thể giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp tính được doanh thu, lời lãi và nắm được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Vậy tạo lập thẻ kho như thế nào cho hiệu quả? Cùng Tingee khám phá ngay trong bài viết này nhé!
Thẻ kho là gì?
Thẻ kho hay còn được gọi là phiếu kho, là một loại thẻ tờ rơi thường sử dụng để ghi chép các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu của cửa hàng. Các thông tin về hàng hóa trên thẻ kho hay có là: số lượng, loại hàng hóa, thời gian nhập vào, xuất ra theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Thẻ kho sẽ thường được bộ phận kế toán hoặc bộ phận kho trực tiếp phát hành. Những người phụ trách quản lý như thủ kho, người quản lý kho có nhiệm vụ cập nhật thông tin, số lượng, số hiệu sản phẩm, vị trí lưu trữ,..
Nhờ các thông tin đó, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thực trạng hàng hóa, nguyên vật liệu đang tồn trong kho. Từ đó có phương án phối hợp và vạch ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho cửa hàng.
Phụ thuộc vào quy mô của cửa hàng, các tờ rời này sẽ được tổng hợp và đóng thành quyển, sau đó nộp lại cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận lưu trữ tài liệu.
Xem thêm: Tất tần tật về nguyên tắc FIFO giúp quản lý kho dễ dàng hơn bao giờ hết
Tầm quan trọng của việc sử dụng thẻ kho
Tính đến thời điểm hiện tại, Nhà nước vẫn chưa có bất kỳ quy định nào bắt buộc các doanh nghiệp, cửa hàng phải sử dụng thẻ kho. Tuy nhiên, đối với các nhà bán hàng, kinh doanh đa dạng mặt hàng thì việc sử dụng phiếu kho đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Bằng việc thông qua các dữ liệu được thường xuyên cập nhật hàng ngày, hàng tuần trên thẻ kho, những nhà quản lý hoặc bộ phận kế toán có thể dễ dàng nắm bắt, đồng thời triển khai kịp thời các công việc như:
- Theo dõi, tổng hợp và phân tích chi tiết doanh số bán hàng của cửa hàng trong khoảng thời gian nhất định.
- Thu thập và phân tích số liệu về hiệu quả kinh doanh để đánh giá thực trạng hoạt động của doanh nghiệp, cửa hàng.
- Đo lường và quản lý một cách cụ thể nguồn vốn và tài sản của cửa hàng.
- Đối soát các tài liệu và thông tin trên thực tế để triển khai một cách minh bạch, tránh lãng phí và sai sót.
- Theo dõi hàng tồn kho, hạn sử dụng nguyên vật liệu để điều chỉnh chiến lược tiếp thị, tránh lãng phí tài nguyên.
Nhìn chung, việc thực hiện quản lý các thẻ kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp, cửa hàng, đồng thời góp phần cải thiện thời gian và hiệu suất làm việc của các bộ phận có liên quan.
Xem thêm: Quản lý kho đạt hiệu quả cao hơn với nguyên tắc LIFO
Cách tạo lập thẻ kho giúp cửa hàng vận hành hiệu quả
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp tạo lập thẻ khác nhau, tuy nhiên, phụ thuộc vào tình hình kinh doanh và quy mô của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp mà bộ phận quản lý sẽ thực hiện các điều chỉnh nhất định để đạt được hiệu quả cao khi sử dụng thẻ kho để quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho.
Đây là 3 cách tạo lập thẻ kho giúp cửa hàng, doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru, hiệu quả, giảm chi phí hơn:
Tối ưu thông tin tên thẻ kho
Thông tin tên thẻ kho chính là các thông tin nằm ở vị trí đầu thẻ, chúng giúp ta phân loại các thẻ kho với nhau dễ dàng, đồng thời chúng cũng rất hữu ích trong quá trình tổng hợp thành sổ kho và quản lý chi tiết hàng hoá trong một khoảng thời gian nhất định.
Phần thông tin ở tên thẻ thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Số kho
- Người lập thẻ
- Số tờ ghi thẻ
- Tên hàng hóa
- Nhãn hiệu hàng hoá
- Thông tin về chất lượng và chỉ tiêu hàng hoá
- Mã số thẻ
Quản lý bảng biểu thẻ kho chi tiết
Ngoài một số nội dung cơ bản trong bảng thông tin trên thẻ kho, bạn hoàn toàn có thể quản lý hàng hoá một cách chi tiết, cụ thể hơn ở cột diễn giải.
Ví dụ, trong trường hợp có phát sinh về số lượng hàng hóa nhập kho hoặc các lý do xuất kho, bạn cần ghi chú một cách súc tích, ngắn gọn để khi xem lại có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp, cửa hàng sở hữu nhiều kho bãi lớn thì việc thêm thông tin trên thẻ về vị trí lưu trữ hàng hóa chính là một phương pháp giúp tối ưu hiệu suất làm việc cho nhân sự liên quan.
Ví dụ, khi bận thực hiện nhập thông tin của một loại hàng hoá nào đó, người nhập liệu sẽ điền thêm vị trí cất giữ sản phẩm đó trong kho, điều này sẽ giúp cho việc xuất kho, sử dụng hoặc giao hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Thông tin số trang và xác nhận
Thông tin về số trang và mục xác nhận cũng là một phần nội dung quan trọng để những người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, đồng thời quản lý dữ liệu thẻ kho nhanh chóng, chính xác hơn.
Thông thường, phần nội dung này sẽ nằm ở phần cuối trang thẻ kho hoặc nằm dưới bảng biểu kiểm kê kho. Các thông tin của phần này bao gồm:
- Số lượng trang
- Ngày mở sổ
- Chữ ký xác nhận của thủ kho hoặc của kế toán và chữ ký xác nhận của đại diện pháp luật liên quan
Xem thêm: 3 nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho hỗ trợ quản lý hiệu quả
Bài viết trên đây đã chỉ ra cho bạn 3 cách tạo lập thẻ kho nhanh chóng, hiệu quả mà chủ cửa hàng, doanh nghiệp nào cũng cần biết. Hy vọng bạn có thể áp dụng chúng để vận hành cửa hàng, doanh nghiệp của mình tốt hơn.
Đừng quên theo dõi Tingee để thường xuyên cập nhật các thông tin bổ ích về cẩm nang kinh doanh bạn nhé!
