Việc xuất hóa đơn đỏ là yêu cầu bắt buộc trong nhiều giao dịch kinh doanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, để hóa đơn đỏ được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật.
Xuất hóa đơn đỏ như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn đỏ là thuật ngữ quen thuộc trong giới kinh doanh, dùng để chỉ hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). Đây là loại hóa đơn được lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời ghi nhận và tính thuế giá trị gia tăng theo quy định.
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ hợp pháp là: “Hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.”
Điều này có nghĩa là lập và xuất hóa đơn đỏ hợp lệ phải đáp ứng đồng thời hai nhóm tiêu chí:
1. Đúng về hình thức
- Sử dụng đúng loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (đối với tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ phải dùng hóa đơn giá trị gia tăng).
- Nếu là hóa đơn điện tử, phải theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế và đã được cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã).
- Nếu là hóa đơn giấy (trong các trường hợp đặc biệt được phép sử dụng), phải in theo mẫu đã đăng ký phát hành với cơ quan thuế.
2. Đầy đủ về nội dung
Trên hóa đơn phải thể hiện rõ và chính xác các thông tin bắt buộc, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất VAT, số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng giá thanh toán.
- Chữ ký:
- Đối với hóa đơn điện tử: chữ ký số của người bán (và của người mua nếu có thỏa thuận).
- Đối với hóa đơn giấy: chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Ngoài ra, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch theo quy định, không được lập khống hoặc lập sai ngày tháng.
Xem thêm: Hóa đơn giá trị gia tăng và các quy định cần nắm để không bị phạt
Việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán trên hóa đơn đỏ được quy định thế nào?
Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập và xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng), thông tin về người bán bắt buộc phải ghi đúng và đầy đủ theo hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế. Cụ thể:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải được thể hiện chính xác theo thông tin ghi trên một trong các giấy tờ hợp pháp sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Việc ghi đúng thông tin này là yêu cầu bắt buộc nhằm:
- Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, nếu thông tin không khớp với hồ sơ đã đăng ký, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và không được khấu trừ thuế.
- Tránh sai sót khi đối chiếu với cơ quan thuế vì thông tin chính xác giúp cơ quan thuế xác định đúng chủ thể phát hành hóa đơn, hạn chế rủi ro tranh chấp.
- Thuận lợi cho đối tác và khách hàng bởi việc thể hiện rõ ràng tên, địa chỉ và mã số thuế giúp bên mua dễ dàng lưu trữ, hạch toán và kê khai thuế đầu vào.
Nói cách khác, chỉ cần một chi tiết sai (như thiếu dấu câu trong tên, sai chính tả địa chỉ, hoặc mã số thuế không trùng khớp) cũng có thể khiến hóa đơn bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh hoặc xuất lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn đỏ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Xem thêm: Mua hóa đơn đỏ ở đâu và cần lưu ý gì để không vi phạm pháp luật?
Trên hóa đơn đỏ có được ghi chữ nước ngoài không?
Theo khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập và xuất hóa đơn đỏ có những quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng như sau:
1. Quy định về chữ viết
- Ngôn ngữ chính: Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt.
- Trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài:
- Được phép ghi kèm chữ nước ngoài bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt.
- Kích cỡ chữ nước ngoài phải nhỏ hơn kích cỡ chữ tiếng Việt.
- Trường hợp sử dụng tiếng Việt không dấu: Phải đảm bảo cách viết này không làm sai lệch hoặc gây hiểu nhầm nội dung hóa đơn.
Điều này nhằm đảm bảo rằng tiếng Việt vẫn là ngôn ngữ chính, còn chữ nước ngoài chỉ đóng vai trò hỗ trợ giải thích hoặc phục vụ các giao dịch quốc tế.
2. Quy định về chữ số
- Chữ số trên hóa đơn sử dụng chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
- Người bán có thể lựa chọn cách đặt dấu phân cách:
- Cách 1: Dùng dấu chấm (.) để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ… và dùng dấu phẩy (,) để phân cách phần thập phân.
- Cách 2: Dùng dấu phẩy (,) để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ… và dùng dấu chấm (.) để phân cách phần thập phân.
- Cách 1: Dùng dấu chấm (.) để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ… và dùng dấu phẩy (,) để phân cách phần thập phân.
3. Quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn
- Đồng tiền mặc định: Đồng Việt Nam
- Trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ:
- Các mục như đơn giá, thành tiền, tiền thuế VAT, tổng thanh toán… được ghi bằng ngoại tệ.
- Phải ghi rõ tên loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ VAT và những điều quan trọng nhà bán hàng cần nắm chắc
Tóm lại, khi xuất hóa đơn đỏ, doanh nghiệp phải đảm bảo đúng loại hóa đơn, nội dung đầy đủ, thông tin chính xác, và tuân thủ quy định về ngôn ngữ, chữ số và đồng tiền. Điều này không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ về pháp lý mà còn thuận lợi cho khấu trừ thuế và tránh rủi ro với cơ quan thuế.
Theo dõi Tingee để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác!
