Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử thông qua máy tính tiền, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Những thay đổi này yêu cầu hộ kinh doanh phải cập nhật nhanh chóng để tránh vi phạm quy định thuế. Trong bài viết này, Tingee sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định quan trọng và hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, kèm theo đầy đủ dẫn chiếu pháp lý từ các văn bản chính thống.
Quy định về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Theo Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có một trong các điều kiện sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế:
- Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên;
- Có sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng;
- Quy mô doanh thu, lao động đạt từ ngưỡng cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ, và thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Đối tượng áp dụng gồm: bán lẻ hàng hóa (trừ ô tô, xe máy), nhà hàng, khách sạn, siêu thị, trung tâm thương mại, dịch vụ vận tải, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ cá nhân khác…
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Để xuất được hóa đơn điện tử hợp lệ, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng trình tự và đảm bảo các điều kiện kỹ thuật – pháp lý theo quy định hiện hành. Dưới đây là quy trình đầy đủ:
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật cần thiết
Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử phải sử dụng máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế.
Các yêu cầu cơ bản bao gồm:
- Máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối Internet
- Địa chỉ email chính thức của hộ kinh doanh
- Phần mềm hóa đơn điện tử từ đơn vị cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận
- Chữ ký số gắn với mã số thuế của hộ kinh doanh
Bước 2: Đăng ký tài khoản sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
- Đăng ký tài khoản trên phần mềm hóa đơn điện tử (hoặc sử dụng tài khoản đã được cấp sau khi đăng ký với cơ quan thuế)
- Cập nhật đầy đủ thông tin hộ kinh doanh, logo, mã số thuế, địa chỉ…
Bước 3: Tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử
Trên giao diện phần mềm hóa đơn điện tử:
- Chọn mục: Lập hóa đơn → Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng (tùy theo loại hình thuế)
- Điền thông tin hóa đơn bao gồm:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất GTGT, tổng tiền thuế, tổng giá thanh toán
- Ký số bằng chữ ký điện tử hợp lệ
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn sau khi phát hành
- Đảm bảo hóa đơn đã được cấp mã bởi cơ quan thuế (với hóa đơn có mã)
- Kiểm tra định dạng file XML, PDF kèm mã QR
- Lưu trữ hóa đơn điện tử trong phần mềm quản lý tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế
Lưu ý:
- Trường hợp không cần ghi mã số thuế của người mua: Theo Điểm a Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu người mua không cung cấp mã số thuế (mua lẻ), hộ kinh doanh có thể để trống trường này – nhưng vẫn phải ghi rõ tên người mua, địa chỉ (nếu có).
- Không xuất hóa đơn GTGT nếu hộ không thuộc diện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70, chỉ tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ mới được xuất hóa đơn VAT.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm thuế dễ hiểu từ A đến Z cho nhà bán hàng
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Sau khi đã hoàn tất việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình thao tác để xuất hóa đơn một cách chính xác, hợp pháp và đúng chuẩn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật
Trước khi tiến hành lập và gửi hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần đảm bảo có đầy đủ các điều kiện hạ tầng như:
- Thiết bị điện tử kết nối Internet: Có thể sử dụng máy tính để bàn, laptop, hoặc smartphone – miễn là thiết bị có trình duyệt web và kết nối ổn định.
- Hòm thư điện tử: Dùng để đăng ký tài khoản hóa đơn, nhận thông báo từ cơ quan thuế và gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Trình duyệt tương thích: Nên sử dụng Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge bản mới nhất để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Việc chọn đúng đơn vị cung cấp phần mềm là yếu tố quan trọng đảm bảo hóa đơn được cấp mã hợp lệ, liên thông dữ liệu với cơ quan thuế.
- Phần mềm hóa đơn điện tử được chấp thuận: Hộ kinh doanh nên lựa chọn các nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế phê duyệt tích hợp
- Đăng ký chữ ký số (chữ ký điện tử):
- Được gắn với mã số thuế của hộ kinh doanh.
- Là điều kiện bắt buộc để ký hóa đơn điện tử và được công nhận giá trị pháp lý.
- Các nhà cung cấp phổ biến: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV-CA…
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Sau khi đã có phần mềm và chữ ký số, hộ kinh doanh cần thực hiện thao tác đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để được cơ quan thuế cấp tài khoản sử dụng chính thức.
Có 2 cách thực hiện:
- Đăng ký trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
- Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn loại hình “Cá nhân/Hộ kinh doanh”
- Điền đầy đủ Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Đăng ký qua phần mềm hóa đơn điện tử:
- Với các nhà cung cấp có tích hợp API với Tổng cục Thuế, bạn có thể đăng ký trực tiếp trên phần mềm.
Sau khi gửi tờ khai đăng ký, trong 15 phút, hệ thống sẽ trả kết quả đồng ý hoặc từ chối qua email.
Lưu ý: Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi được chấp nhận đăng ký, hộ kinh doanh bắt buộc ngừng sử dụng hóa đơn giấy nếu còn tồn và tiến hành tiêu hủy.
Bước 4: Xuất hóa đơn điện tử
Sau khi đăng ký thành công, hộ kinh doanh tiến hành xuất hóa đơn theo trình tự dưới đây:
- Tạo mới hóa đơn điện tử
- Ký số hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho người mua
- Lưu trữ hóa đơn theo quy định
Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết, đơn giản cho nhà bán hàng
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh không có mã số thuế có được xuất hóa đơn điện tử không?
Theo quy định tại Điểm a, Khoản 7, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có đầy đủ thông tin của người mua, bao gồm: mã số thuế, tên và địa chỉ. Điều này đồng nghĩa với việc nếu người mua không có mã số thuế (ví dụ một hộ kinh doanh chưa đăng ký mã số thuế), thì không đủ điều kiện để lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.
Do đó, trong mọi trường hợp, hộ kinh doanh khi xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo đối tượng mua hàng đã được cấp mã số thuế. Nếu không có thông tin này, hóa đơn phát hành có thể bị cơ quan thuế từ chối công nhận tính hợp lệ khi kê khai hoặc quyết toán.
Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn VAT không?
Câu trả lời là không. Theo quy định tại Luật Thuế Giá trị gia tăng 2008, phương pháp khấu trừ thuế – vốn là điều kiện bắt buộc để sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) – không áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường do cơ quan thuế phát hành để phục vụ hoạt động kinh doanh. Theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Thủ tục mua hóa đơn này cũng được quy định rõ tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hộ kinh doanh cần nộp đơn đề nghị mua hóa đơn, đồng thời nộp kèm các giấy tờ xác minh như:
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân còn thời hạn;
- Văn bản cam kết địa điểm sản xuất/kinh doanh khớp với thông tin trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế.
Như vậy, dù không được sử dụng hóa đơn VAT, hộ kinh doanh vẫn có thể đáp ứng yêu cầu chứng từ bằng hóa đơn bán hàng hợp pháp.
Khi xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải áp dụng mức thuế suất bao nhiêu?
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán khi xuất hóa đơn sẽ áp dụng mức thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm doanh thu. Mức thuế cụ thể phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, ví dụ:
- Bán hàng hóa: 1%
- Dịch vụ có gắn với hàng hóa (ví dụ: ăn uống, vận tải): 3%
- Dịch vụ thuần túy (không kèm hàng hóa): 5%
Việc áp dụng tỷ lệ này giúp đơn giản hóa quy trình tính thuế, phù hợp với mô hình hộ kinh doanh nhỏ và vừa không đủ điều kiện khấu trừ thuế như doanh nghiệp lớn.
Xem thêm: Hủy hóa đơn điện tử chính thức bị bãi bỏ từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Việc nắm rõ quy trình xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả trong quản lý giao dịch và thuế.
Theo dõi Tingee thường xuyên để biết thêm nhiều kiến thức kinh doanh bạn nhé!
