Ký số từ xa là giải pháp chữ ký số hiện đại giúp người dùng ký tài liệu trực tuyến nhanh chóng và an toàn. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, cần nắm rõ một số nguyên tắc pháp lý và lưu ý quan trọng. Cùng Tingee tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!
Chữ ký số từ xa là gì?
Chữ ký số từ xa là phương thức ký số hiện đại, cho phép người dùng ký tài liệu, hợp đồng điện tử mà không cần thiết bị phần cứng như USB Token. Toàn bộ khóa bí mật được lưu trữ và bảo vệ trên hệ thống máy chủ HSM đạt tiêu chuẩn quốc tế, do các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vận hành.
Người dùng chỉ cần thiết bị kết nối Internet và hình thức xác thực (OTP, vân tay, khuôn mặt…) để thực hiện ký mọi lúc, mọi nơi.
Quy trình ký số từ xa hoạt động theo các bước sau:
- Người dùng khởi tạo yêu cầu ký tài liệu qua phần mềm/app của nhà cung cấp.
- Hệ thống xác thực danh tính người dùng bằng OTP hoặc sinh trắc học.
- Sau xác thực thành công, hệ thống máy chủ HSM sẽ dùng khóa riêng để tạo chữ ký điện tử lên văn bản.
- Chữ ký số được gắn vào tài liệu với dấu thời gian và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
Ký số từ xa khác gì với các loại hình ký số hiện nay?
|
Tiêu chí |
Chữ ký số USB Token | Chữ ký số HSM cục bộ |
Chữ ký số từ xa |
|
Thiết bị phần cứng |
Cần USB Token | Cần máy chủ HSM riêng | Không cần thiết bị phần cứng |
|
Địa điểm ký |
Trên máy có USB Token | Trên máy kết nối hệ thống HSM | Mọi nơi có Internet |
|
Khả năng mở rộng |
Giới hạn | Cần đầu tư lớn |
Cao, phù hợp chuyển đổi số |
| Bảo mật | Tốt | Rất tốt |
Rất tốt (chuẩn quốc tế FIPS) |
| Tính tiện lợi | Trung bình | Hạn chế |
Rất cao |
Đặc điểm nổi bật của giải pháp ký số từ xa
Không cần mang theo thiết bị phần cứng
Khác với chữ ký số truyền thống vốn yêu cầu USB Token hoặc smartcard, giải pháp ký số từ xa loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào thiết bị phần cứng. Người dùng không cần cắm USB hay cài phần mềm chuyên dụng, giúp:
- Giảm rủi ro làm mất hoặc hư hỏng thiết bị.
- Tiết kiệm chi phí mua mới, bảo trì hoặc cấp phát thiết bị cho nhiều nhân sự.
- Thực hiện ký số linh hoạt dù đang đi công tác, làm việc tại nhà hay sử dụng thiết bị công cộng.
Việc chuyển từ thiết bị cục bộ sang hạ tầng điện toán đám mây không chỉ giúp tối ưu trải nghiệm người dùng mà còn là một bước tiến trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Ký trên đa nền tảng – không giới hạn thiết bị
Chữ ký số từ xa có thể sử dụng dễ dàng trên mọi thiết bị có kết nối Internet, bao gồm:
- Smartphone: Ký tài liệu trực tiếp trên ứng dụng di động.
- Máy tính bảng, laptop, desktop: Dễ dàng thao tác qua trình duyệt web hoặc phần mềm desktop.
- Trình duyệt web hiện đại: Không yêu cầu cài đặt thêm plugin hay extension.
Nhờ tính năng đa nền tảng, người dùng có thể ký mọi lúc, mọi nơi – kể cả khi không ngồi tại văn phòng, không dùng máy tính cá nhân, rất phù hợp với các mô hình làm việc từ xa và công việc có tính di chuyển cao.
Xác thực đa tầng – Bảo mật theo chuẩn quốc tế
Để đảm bảo chỉ đúng người có thẩm quyền được thực hiện ký số, giải pháp sử dụng các phương thức xác thực mạnh như:
- OTP qua SMS/email
- Smart OTP từ app chuyên dụng
- Xác thực sinh trắc học
Một số nhà cung cấp tiên tiến còn tích hợp xác thực eKYC và định danh điện tử nâng cao, phù hợp với các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt trong ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, chính phủ điện tử.
Kết hợp với việc khóa bí mật được lưu trữ trong HSM đạt chuẩn FIPS 140-2 Level 3, chữ ký số từ xa không chỉ tiện lợi mà còn an toàn tuyệt đối, tránh rủi ro lộ lọt dữ liệu so với thiết bị lưu trữ cá nhân.
Đáp ứng đầy đủ chuẩn pháp lý Việt Nam và quốc tế
Giải pháp ký số từ xa hợp lệ tại Việt Nam nếu:
- Được cung cấp bởi tổ chức có Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
- Tuân thủ đúng các quy định tại:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP – về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Thông tư 01/2021/TT-BTTTT – quy định chi tiết tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệp vụ với chữ ký số từ xa.
- Sử dụng các biện pháp bảo vệ khóa bí mật và xác thực người ký theo quy định của eIDAS (châu Âu) và các chuẩn quốc tế tương đương.
Điều này đảm bảo chữ ký số từ xa có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, được chấp nhận trong giao dịch dân sự, hợp đồng điện tử, văn bản hành chính công.
Tính mở rộng và tích hợp cao
Chữ ký số từ xa dễ dàng tích hợp với nhiều hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp và tổ chức, thông qua API hoặc SDK. Một số ví dụ điển hình:
- Hệ thống ERP: Ký hợp đồng, chứng từ nội bộ.
- CRM: Ký hợp đồng với khách hàng trực tiếp trong quá trình bán hàng.
- Hóa đơn điện tử: Tự động ký hóa đơn khi phát hành.
- Hợp đồng điện tử: Ký nhiều bên, ký song song hoặc luân phiên.
- Cổng DVC công hoặc phần mềm văn thư hành chính: Ký văn bản hành chính, công văn đi – đến, báo cáo định kỳ…
Tính mở rộng cao giúp doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần nhưng có thể ứng dụng chữ ký số từ xa vào nhiều quy trình, bộ phận – từ kế toán, nhân sự, pháp lý, kinh doanh đến lãnh đạo cấp cao.
Lợi ích của chữ ký số từ xa
Tiện lợi vượt trội – Ký số mọi lúc, mọi nơi
Chữ ký số từ xa cho phép người dùng ký tài liệu điện tử mà không cần mang theo thiết bị vật lý như USB Token. Chỉ cần điện thoại hoặc máy tính có kết nối Internet, người dùng có thể ký văn bản từ xa, phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt, làm việc từ xa và quy trình số hóa.
Theo Thông tư 01/2021/TT-BTTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành, chữ ký số từ xa được thực hiện thông qua hệ thống lưu trữ và xử lý khóa bí mật trên thiết bị phần cứng an toàn HSM, thay vì lưu trữ trên thiết bị người dùng, đảm bảo tính linh hoạt cao trong việc ký kết.
Tăng tốc quy trình ký duyệt và ra quyết định
Thay vì phải in ấn, chuyển phát văn bản để ký tay rồi scan lại, chữ ký số từ xa giúp rút ngắn toàn bộ quy trình ký duyệt. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt, hoặc khi lãnh đạo thường xuyên di chuyển.
Báo cáo từ Hiệp hội phần mềm và dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) năm 2023 ghi nhận các doanh nghiệp áp dụng chữ ký số từ xa có thể rút ngắn đến 80% thời gian xử lý hồ sơ nội bộ, đồng thời cải thiện rõ rệt hiệu suất công việc.
Tiết kiệm chi phí vận hành và quản lý
Việc sử dụng chữ ký số từ xa giúp tiết kiệm:
- Chi phí mua, quản lý và thay thế USB Token (thường từ 500.000 – 1.000.000 VNĐ/thiết bị)
- Chi phí in ấn, lưu trữ tài liệu giấy
- Chi phí chuyển phát nhanh hợp đồng, văn bản
- Nhân lực tham gia vào quy trình xử lý hồ sơ giấy
Ngoài ra, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số từ xa theo mô hình thuê bao (SaaS) cũng linh hoạt hơn về ngân sách, dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu.
Bảo mật cao, kiểm soát truy cập chặt chẽ
Giải pháp chữ ký số từ xa sử dụng mô hình xác thực đa lớp (multi-factor authentication), bao gồm mã OTP, ứng dụng xác thực, và/hoặc sinh trắc học. Đồng thời, khóa ký không nằm trên thiết bị người dùng mà được bảo vệ trên HSM đạt chuẩn FIPS 140-2 Level 3.
Theo quy định tại Điều 21 – Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số từ xa phải đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật đạt chuẩn quốc tế và có khả năng truy vết đầy đủ hoạt động ký.
Tuân thủ pháp lý, được pháp luật công nhận
Chữ ký số từ xa được pháp luật Việt Nam công nhận là một loại chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký tay nếu được cấp phát bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA).
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được coi là hợp lệ nếu:
- Dữ liệu trong văn bản không bị thay đổi sau khi ký
- Có khả năng xác minh được người ký và thời điểm ký
- Chữ ký gắn với chứng thư số do tổ chức CA cấp phép
Ngoài ra, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 1/7/2024) tiếp tục củng cố địa vị pháp lý của chữ ký số từ xa, mở rộng phạm vi ứng dụng sang các lĩnh vực như y tế, giáo dục, bảo hiểm và hành chính công.
Một số hạn chế của ký số từ xa
Phụ thuộc vào kết nối Internet
Chữ ký số từ xa chỉ hoạt động khi có kết nối mạng ổn định. Trong các tình huống mất kết nối hoặc vùng phủ sóng yếu, người dùng sẽ không thể thực hiện thao tác ký số. Đây là điểm hạn chế so với chữ ký bằng USB Token vốn có thể sử dụng offline sau khi cài đặt.
Cần tích hợp kỹ thuật nếu dùng trong hệ thống nội bộ
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP, CRM hoặc phần mềm riêng biệt có thể cần thời gian và chi phí kỹ thuật để tích hợp API ký số từ xa. Điều này đòi hỏi có đội ngũ IT nội bộ hoặc nhà cung cấp hỗ trợ triển khai đồng bộ, đảm bảo tương thích hệ thống.
Cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Một rủi ro đáng chú ý là người dùng có thể gặp phải đơn vị cung cấp không có giấy phép hợp lệ hoặc hạ tầng bảo mật không đạt chuẩn, dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu, sai lệch chứng thư số hoặc không được pháp luật công nhận khi xảy ra tranh chấp.
Do đó, theo khuyến nghị của Bộ Thông tin và Truyền thông, người dùng cần kiểm tra kỹ tính pháp lý và năng lực kỹ thuật của đơn vị trước khi đăng ký.
Lưu ý quan trọng trước khi triển khai mô hình ký số từ xa
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép hợp pháp
Theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông, chỉ những đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng mới được phép triển khai chữ ký số từ xa tại Việt Nam.
Việc lựa chọn đúng đơn vị giúp đảm bảo:
- Tuân thủ đầy đủ pháp lý (Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT).
- Dữ liệu chữ ký được bảo mật và có giá trị pháp lý khi ký văn bản điện tử.
Đảm bảo hệ thống lưu khóa ký HSM đạt chuẩn quốc tế
Khóa ký số cá nhân không được lưu trên thiết bị của người dùng mà được lưu trữ tập trung trên HSM – thiết bị đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế (FIPS 140-2 Level 3 hoặc tương đương). Điều này đảm bảo việc ký số an toàn tuyệt đối, không bị đánh cắp khóa riêng.
Việc xác minh nhà cung cấp có sử dụng HSM đạt chuẩn là tiêu chí bắt buộc trong đánh giá mức độ an toàn của giải pháp ký số từ xa.
Thiết kế quy trình phân quyền minh bạch
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phân quyền rõ ràng giữa các vai trò: người tạo hồ sơ, người kiểm duyệt, và người ký chính thức. Điều này giúp hạn chế rủi ro sai sót, gian lận trong quá trình xử lý tài liệu số.
Ngoài ra, quy trình này cần được thiết kế linh hoạt, cho phép phê duyệt nhiều cấp và có khả năng truy vết mọi hành động trong nhật ký hệ thống (audit trail).
Kiểm tra khả năng tích hợp API với phần mềm sẵn có
Một lợi thế của chữ ký số từ xa là khả năng tích hợp linh hoạt qua API vào phần mềm nội bộ như: hệ thống ERP, CRM, kế toán, nhân sự… Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên trao đổi kỹ với nhà cung cấp về:
- Bộ tài liệu API chi tiết, dễ hiểu.
- Khả năng hỗ trợ kỹ thuật khi tích hợp.
- Khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.
Việc tích hợp thành công giúp quá trình ký số được tự động hóa, không cần thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi vận hành.
Áp dụng các biện pháp xác thực người ký nghiêm ngặt
Chữ ký số từ xa yêu cầu người dùng xác thực danh tính mỗi lần ký. Doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp có hỗ trợ:
- eKYC (định danh điện tử) qua video call, AI nhận diện gương mặt, OCR giấy tờ tùy thân.
- Xác thực hai yếu tố (2FA): qua mã OTP SMS, ứng dụng xác thực, hoặc thiết bị bảo mật.
Các biện pháp này giúp đảm bảo chỉ đúng người ký mới có thể thực hiện hành vi ký, bảo vệ khỏi hành vi giả mạo hoặc lạm quyền.
Xem thêm: Tất tần tật thông tin về chữ ký số mà doanh nghiệp nên biết
Ký số từ xa mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm và bảo mật cao cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, cần hiểu rõ quy định pháp lý, tiêu chuẩn kỹ thuật và lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Hy vọng bài viết trên đây của Tingee sẽ giúp ích được cho bạn!
