Khi doanh nghiệp có nhiều khách hàng, cửa hàng hoặc đại lý cùng chuyển tiền về một tài khoản, việc kiểm tra số dư mới chỉ là bước đầu. Kế toán còn phải xác định khoản tiền thuộc về ai, ghi nhận vào công nợ nào và có khớp với dữ liệu trên phần mềm hay không.
Virtual Account giúp xử lý phần việc này bằng cách gắn từng khoản thu với một tài khoản định danh riêng. Nhờ đó, dữ liệu ngân hàng có thể được phân loại ngay từ lúc tiền về, thay vì chờ nhân viên dò lại từng giao dịch.
Vậy Virtual Account giúp doanh nghiệp quản lý tiền về ra sao, phù hợp với trường hợp nào và có thể đưa vào phần mềm hiện tại bằng cách nào? Nội dung dưới đây tập trung vào chính phần vận hành sau khi giao dịch phát sinh.
1. Virtual Account giúp doanh nghiệp quản lý khoản thu như thế nào?
1.1 Phân loại tiền về theo từng đối tượng
Một tài khoản ngân hàng có thể nhận tiền từ nhiều nguồn. Nếu không có thông tin nhận diện rõ, doanh nghiệp thường phải dựa vào tên người chuyển, số tiền hoặc nội dung giao dịch để biết khoản thu thuộc đâu.
Virtual Account cho phép doanh nghiệp chia các khoản tiền về theo tiêu chí mình cần quản lý.
VietinBank hiện cho phép thiết kế mã định danh theo đại lý, sản phẩm hoặc địa bàn. Ngân hàng cho biết dữ liệu thu qua tài khoản định danh có thể dùng để phân loại doanh thu, quản lý công nợ và đối soát.
Vietcombank cũng cung cấp tài khoản phụ liên kết với tài khoản chính, dùng để nhận diện giao dịch ghi có và lập báo cáo theo đối tác, ngành hàng, địa bàn hoặc dự án.
Như vậy, doanh nghiệp vẫn có thể tập trung tiền về một tài khoản chính nhưng tách được dữ liệu của từng nguồn thu.
1.2 Giảm thời gian dò giao dịch
Đối soát thủ công thường mất thời gian ở bước ghép dữ liệu ngân hàng với dữ liệu bán hàng hoặc công nợ.
Nếu khách nhập sai mã, thiếu nội dung hoặc nhờ người khác chuyển hộ, nhân viên phải kiểm tra lại từng khoản. Với VA, thông tin nhận diện đã được gắn từ trước nên số giao dịch phải dò lại có thể giảm đáng kể.
ABBANK cho biết dịch vụ VA của ngân hàng cho phép định danh khoản phải thu theo hóa đơn, hợp đồng, mã khách hàng, đại lý hoặc ngành hàng. Ngân hàng cũng hỗ trợ gạch nợ khoản phải thu sau khi nhận diện được giao dịch.
Phần việc của kế toán khi đó tập trung nhiều hơn vào các giao dịch có chênh lệch hoặc cần kiểm tra thêm, thay vì rà toàn bộ danh sách tiền về.
1.3 Theo dõi nhiều điểm thu mà không phải mở nhiều tài khoản
Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng hoặc đại lý thường cần biết doanh thu đến từ từng điểm.
Một cách là mở nhiều tài khoản ngân hàng rồi tách theo từng đơn vị. Cách khác là dùng các VA khác nhau nhưng cùng liên kết về một tài khoản chính.
Mỗi cửa hàng hoặc nhóm khách hàng có thể được gắn một tài khoản định danh riêng. Khi tiền về, doanh nghiệp phân biệt được nguồn thu mà không phải chia dòng tiền sang nhiều tài khoản thanh toán.
Cách này phù hợp hơn với chuỗi bán lẻ, mạng lưới đại lý hoặc doanh nghiệp có nhiều điểm thu cần theo dõi riêng.
2. Virtual Account có thể đi cùng phần mềm kế toán, ERP và POS
VA chỉ thực sự giảm việc thủ công khi dữ liệu giao dịch được đưa về phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng.
Nhiều ngân hàng hiện đã hỗ trợ kết nối VA qua API. ABBANK cho phép tạo và cập nhật tài khoản định danh qua API, đồng thời hỗ trợ tạo theo lô tối đa 1.000 VA. Mỗi tài khoản có thể đặt riêng số tiền, thời hạn và số lần thanh toán.
Khi kết nối với website, ứng dụng, POS hoặc ERP, phần mềm có thể nhận thông tin VA và xử lý tiếp theo quy trình đã có.
Dữ liệu tiền về lúc này không cần được lấy từ Internet Banking rồi nhập lại sang một hệ thống khác. Phần mềm có thể dùng thông tin VA để xác định khách hàng, điểm bán hoặc khoản phải thu tương ứng.
Đây là điểm khiến Virtual Account có giá trị hơn với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn. Không phải vì có thêm một số tài khoản nhận tiền, mà vì dữ liệu ngân hàng có thể đi thẳng vào phần mềm quản lý.
3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng Virtual Account?
VA không cần thiết với mọi doanh nghiệp.
Một cửa hàng chỉ nhận ít giao dịch chuyển khoản mỗi ngày có thể vẫn kiểm tra tiền về bằng cách thông thường. Khi số lượng giao dịch và đối tượng phải thu tăng, việc dùng VA mới cho thấy khác biệt rõ.
Doanh nghiệp nên cân nhắc Virtual Account khi thường xuyên gặp các tình huống như phải dò giao dịch theo nội dung chuyển khoản, cần chia doanh thu theo nhiều cửa hàng hoặc đại lý, phải đối chiếu sao kê với công nợ bằng Excel hoặc muốn dữ liệu tiền về được cập nhật vào phần mềm.
Với nhóm này, lợi ích lớn nhất không phải là nhận tiền nhanh hơn. Phần đáng giá nằm ở việc giảm thời gian xác định và xử lý từng khoản thu.
4. API Tài khoản định danh (VA) trên Tingee Open API
Doanh nghiệp muốn đưa Virtual Account vào phần mềm có thể sử dụng API Tài khoản định danh (VA) của Tingee Open API.
Tingee cho phép đối tác tạo hoặc liên kết VA, lấy danh sách tài khoản, đăng ký nhận biến động và tra cứu lịch sử giao dịch. Khi VA phát sinh giao dịch, Tingee có thể gửi thông tin về hệ thống đối tác qua Webhook.
API VA có thể được dùng cho từng khách hàng hoặc điểm bán. Theo tài liệu Tingee, nhóm Banking API còn có các chức năng quản lý tài khoản, theo dõi lịch sử giao dịch và xử lý dữ liệu phục vụ đối soát.
Tingee hiện ghi nhận 350.000+ khách hàng sử dụng, kết nối 14+ ngân hàng và hợp tác với 99+ nền tảng. Đây là nhóm chỉ số cho thấy dịch vụ đã được triển khai trên nhiều mô hình khác nhau, thay vì chỉ dừng ở kết nối thử nghiệm.
Một số điểm doanh nghiệp có thể cân nhắc khi triển khai VA qua Tingee:
- Kết nối 14+ ngân hàng: doanh nghiệp có thể làm việc qua một đầu mối thay vì tự xây từng kết nối riêng.
- 99+ nền tảng đã hợp tác: Tingee đã được đưa vào nhiều phần mềm và nền tảng có nhu cầu nhận dữ liệu giao dịch.
- Có sẵn bộ API cho VA: hệ thống hỗ trợ tạo, liên kết, quản lý VA, đăng ký nhận biến động và xem lịch sử giao dịch.
- Hỗ trợ Webhook: khi có giao dịch trên VA, dữ liệu có thể được gửi về phần mềm để xử lý tiếp.
Xem thêm: Virtual Account là gì? Vì sao doanh nghiệp quan tâm đến tài khoản định danh (VA)?
Doanh nghiệp đang cần quản lý nhiều điểm thu, giảm thời gian dò giao dịch hoặc muốn đưa dữ liệu tiền về vào phần mềm có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY để đội ngũ Tingee tư vấn cách kết nối API Tài khoản định danh (VA) phù hợp với hệ thống hiện tại.
